Comment archiver électroniquement des factures

Cet article fait partie du dossier « Le point sur la facturation électronique en Belgique »

L’archivage de factures électroniques

Comment conserver valablement des factures de manière électronique ?

Dossier règlementation facture électronique

Depuis 2013, aucun procédé ni aucune norme technique précise ne doit être respecté en particulier. Toute facture, qu’elle soit émise sous forme électronique ou papier, peut, dans le cadre de sa conservation, passer d’un format à l’autre, pour autant que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu de la facture et sa lisibilité soient assurées (§ 6 de l’article 60 §6 du code de la TVA). Bien entendu, une facture au format Word n’est évidemment pas à même de respecter de telles conditions.

4 conditions pour archiver des factures électroniques

Pour l’Administration belge de la TVA, 4 conditions doivent être rencontrées :

  1. Les fichiers informatiques doivent être stockés pendant une période minimale de 7 ans à dater du 1er janvier qui suit la date de facture (15 ans pour les factures relatives à des investissements immeubles neufs et pour les tableaux de biens d’amortissement). La législation en matière de TVA exige en outre la conservation de toutes les pièces susceptibles de permettre la détermination des activités imposables : bons de commande, contrats, documents de transport, … A noter que cette responsabilité incombe directement à l’émetteur qui doit répondre de toute irrégularité, même s’il a autorisé le cocontractant à pratiquer l’autofacturation (en Belgique, chaque facture doit faire l’objet d’une procédure d’acceptation par l’assujetti) ou a fait appel à un sous-traitant. Cette durée fait référence aux obligations fiscales. Bien entendu, il est hautement recommandé de conserver ces documents sur une période plus longue, au moins équivalente au délai de prescription ;
  2. Les garanties d’authenticité de l’origine de la facture et d’intégralité du contenu doivent être maintenues pendant cette durée pour que la facture puisse bien être considérée comme un original. Si la facture électronique a été signée électroniquement, les données électroniques qui permettent de s’assurer du maintien de ces garanties doivent également être archivées dans leur état jusqu’au terme de la durée légale de conservation. Imprimer ces données est inutile;
  3. Rappelons l’obligation de lisibilité. Cette obligation n’est pas forcément aisée à respecter compte tenu de l’obsolescence rapide des solutions informatiques ;
  4. La conservation en dehors de l’UE n’est pas autorisée. Les fichiers peuvent par contre être conservés dans un autre Etat membre que la Belgique, à condition que :
    • un accès en ligne des données soit possible à partir de la Belgique ;
    • l’administration en ait été préalablement informée.

Si ces 4 conditions ne sont pas respectées, l’archivage électronique peut être considéré par l’Administration de la TVA comme non valide. Il n’y a pas de « dématérialisation fiscale » effective.

Précisons toutefois que même si ces conditions ne sont pas respectées, en droit commercial ou civil, une facture peut très bien être considérée par le juge comme un document recevable (comme mode de preuve, pour affirmer par exemple l’existence d’une créance ou pour obtenir un crédit). Cependant, le respect de ces conditions renforce bien entendu la recevabilité des documents.

Un archivage mixte est-il possible ?

Oui. L’entreprise d’ailleurs devra vraisemblablement prévoir le cas de figure où elle émettra 2 types d’archives de factures sortantes: des factures électroniques ainsi que des factures papier adressées à des clients n’ayant pas consenti à recevoir des factures électroniques. Il en est de même pour les factures entrantes.

Bien entendu, une même facture ne doit être archivée que sous une seule forme, même si 2 formes d’archivage coexistent dans l’entreprise. 2 archivages complets ne peuvent donc être effectués en parallèle. Pratiquement, un journal différent sera établi pour la filière papier et pour la filière électronique.

Pour engendrer le maximum d’économie, il est préférable d’opter pour un archivage exclusivement sous forme numérique, tant des factures sortantes que des factures entrantes, en scannant les factures papier de façon conforme aux 4 conditions ci-dessus.

Le scannage des factures papier ne peut être effectué qu’après la procédure de traitement administrative (avec conservation des cachets et/ou annotations de contrôle interne).

A noter que l’administration de la TVA exige, à des fins de contrôle (comparaison entre l’original et l’image obtenue selon le procédé de scanning), que les factures papier originales, si elles existent, soient encore conservées durant un mois à partir de la date de scanning, avant destruction.

Par contre, l’archivage ne sera pas considéré comme « mixte » sur le plan fiscal, si l’entreprise, par facilité, scanne par un procédé standard (non conforme) ses factures entrantes : dans ce cas, le document numérique obtenu ne peut être utilisé à des fins d’archivage administratif. L’entreprise doit donc maintenir un archivage papier de l’original, qui est le seul document qui sera pris en considération au niveau de la réglementation TVA. Ce procédé n’est pas pour autant dénué de tout intérêt, puisque l’entreprise facilite ainsi le partage de l’information avec par exemple un approbateur distant ou un comptable externe. Mais la dématérialisation fiscale présente une valeur ajoutée nettement supérieure, en termes d’économie d’archivage et de traitement, puisque la forme électronique peut s’appliquer sur toute la chaîne.

Cet article fait partie du dossier « Le point sur la facturation électronique en Belgique »

 

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