Règlementation facturation électronique en Belgique

Cet article fait partie du dossier « Le point sur la facturation électronique en Belgique »

La réglementation sur la facturation électronique a changé en Belgique. Quel est le cadre légal actuel ? Quelles sont les conditions à respecter ?

Dossier règlementation facture électroniqueCadre légal de la facture électronique en Belgique

La Commission Européenne mène depuis plus d’une décennie une politique active de promotion de la facturation électronique.

3 directives européennes ont ainsi été prises (2001/115/CE et 2006/112/CE, 2010/45/CE) afin que les Etats Membres adaptent leurs législations pour que les factures électroniques soient reconnues et que le régime général soit applicable à toute facture, quelle que soit sa forme.

De plus l’Union Européenne a poussé à une harmonisation de la réglementation relative à la TVA afin de supprimer les discriminations administratives qui apparaissent encore sur le terrain entre la facture papier et la facture dématérialisée.

Nouvelles règles depuis le 1 janvier 2013

En Belgique, la loi du 28 janvier 2004, puis celle du 17 décembre 2012, et son arrêté royal du 19 décembre 2012, fixent le cadre juridique.

2 circulaires de l’administration de la TVA (Circulaire AAF n° 2/2013 dd 23/01/2013 et AGFisc N° 14/2014 dd. 04.04.2014) ont précisé respectivement les modalités de conservation, et les règles de prise en considération des factures électroniques par les fonctionnaires de l’Administration fiscales (impôts sur les revenus et TVA).

Cet assouplissement de la réglementation souhaitée par la Commission Européenne, se base sur le principe d’équivalence entre une facture et une facture électronique. Elle devrait inciter plus d’entreprises à opter pour la facturation électronique, qui, a long terme, s’imposera vraisemblablement tant elle présente des avantages sur le plan pratique, économique, et environnemental.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique doit être émise et reçue sous une forme électronique, quelle que soit cette forme. Une facture rédigée sous un format électronique Word, puis imprimée, n’est pas considérée comme un facture électronique.

Sont donc considérées comme factures électroniques, les factures sous un format électronique (messages structurés de type XML, FINVOICE, DOC, PDF,…) qui sont émises et reçues sous une forme électronique, telle que, notamment:

  • un email avec pièce jointe,
  • un fax non reçu sur papier,
  • le téléchargement sur un portail web.

Quelles sont dorénavant les conditions à satisfaire pour qu’une facture électronique soit reconnue?

5 conditions doivent être réunies :

  1. Il faut l’accord préalable du preneur, avant l’envoi de la première facture électronique (obligation appliquée au niveau de l’ensemble de l’Union Européenne).
  2. Il faut pouvoir garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu (ce qui n’est pas une obligation explicite pour la facture papier): d’une part, il faut être certain que la facture reçue par l’acheteur provient réellement du fournisseur (authenticité de l’origine), et, d’autre part, il faut que l’acheteur et le fournisseur soient assurés que la facture originale n’a pas été modifiée (pour plus d’informations, voir plus loin le paragraphe à ce propos).
  3. Bien entendu, les mentions obligatoires dans une facture papier doivent figurer également si la facture devient électronique. Si certaines de ces mentions (telles que le détail des prestations) ne figurent pas dans la facture, qui se contente par exemple de faire référence à un devis, les annexes à cette facture (ex : devis, contrat,..) en font partie intégrante ;
  4. Toute facture doit être « délivrée ». Le fournisseur peut l’envoyer électroniquement, mais peut également la mettre à disposition sur une plateforme en ligne, à condition qu’il laisse un temps raisonnable pour la télécharger (que l’Administration estime à minimum 2 mois) et que la facture soit effectivement délivrée au terme de ce délai si elle n’a pas été téléchargée (cette obligation ne s’applique qu’en BtoB).
  5. La facture doit être lisible: Les données de la facture doivent être clairement lisibles, sur papier ou sur écran, sans nécessiter une étude ou interprétation excessive.
    • Il est nécessaire de coupler à l’envoi des messages structurés (ex: format EDI, XML) une version .PDF reprenant l’ensemble des champs d’information, ou de fournir au destinataire un convertisseur lui permettre de pouvoir aisément consulter sur écran ou d’imprimer un document (et de permettre cette consultation par les autorités fiscales).

Des règles doivent par ailleurs être respectées au niveau de l’archivage de factures électroniques.

Pourquoi faut-il un accord préalable avant de passer à la facturation électronique?

La directive européenne en la matière a fixé pour principe le libre choix : une partie ne peut obliger l’autre partie à dématérialiser le flux de facturation. En effet, un grand émetteur de factures a souvent tout intérêt sur le plan économique et pratique à facturer électroniquement. Il est donc plutôt enclin à faire le pas vers la dématérialisation.

Comment l’accord doit-il être établi ?

  • en BtoB: avant toute émission d’une facture électronique, le fournisseur doit notifier à son client qu’il lui adressera des factures sous format électronique, en lui laissant toutefois la possibilité d’opter pour le format papier s’il le demande explicitement. En l’absence de réaction du client, l’accord pourra être considéré comme tacite.
  • En BtoC: le fournisseur doit veiller en plus à indiquer très clairement au consommateur la possibilité de refuser à tout moment ce passage, de manière simple et sans frais à sa charge.

Que signifie les termes « authenticité et intégrité » pour une facture électronique ?

  • Authenticité:

    • L’identité de la personne qui émet la facture ou du fournisseur de biens / prestataire de service doit être garantie. Cette obligation incombe aussi bien à l’assujetti qui émet la facture qu’à celui qui la reçoit.
      • Le fournisseur de biens / services doit être en mesure de démontrer qu’il est à l’origine de la facture, à savoir qu’il l’a lui-même émise ou que la facture a été émise par un tiers ou par le client (auto-facturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur.
      • Le client doit pouvoir garantir que la facture reçue provient bien du fournisseur de biens / services (ou de celui qui a délivré la facture).
  • Intégrité:
    • le contenu de la facture ne peut pas avoir subi des modifications. Cette obligation incombe à nouveau tant au fournisseur/prestataire de services qu’au cocontractant. L’émetteur de la facture et le client peut choisir indépendamment de la manière dont ils vont se conformer à cette obligation, ou ils peuvent convenir ensemble de s’y conformer, par exemple par le biais d’une technologie spécifique comme l’EDI, afin d’assurer que le contenu reste inchangé.

Comment garantir l’authenticité et l’intégrité d’une facture émise ?

En pratique, depuis le 1/1/2013, pour garantir ces 2 critères, il faut:

  • soit mettre en place un contrôle de gestion (processus créés, suivis et actualisés par les personnes chargées de fournir une assurance raisonnable en matière de déclaration financière, comptable et réglementaire et de veiller au respect des obligations juridiques) en mesure d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et la prestation concernée.
    Par exemple: être en mesure de montrer un lien entre les commandes, la livraison, la facturation et le paiement.

    • Côté émetteur: procédure de mise en relation entre la facture et le bon de commande, les documents d’envoi et l’extrait de compte de réception du paiement.
    • Côté destinataire : procédure de mise en relation entre la facture et le bon de commande émis, le bon de livraison, et l’extrait de compte de débit.
  • soit utiliser des technologies spécifiques apportant ces garanties: une signature électronique avancée, l’EDI,…
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