Bien choisir son consultant pour le cahier des charges

S’entourer d’un consultant spécialisé n’est pas un luxe pour des projets TIC stratégiques dans l’entreprise, dans la mesure où une mauvaise implantation d’un projet d’e-business pourrait hypothéquer le bon développement de la société.

S’entourer d’un architecte des projets d’e-Business / e-commerce

Un consultant en e-business peut intervenir dans un projet TIC de la même manière qu’un architecte dans un projet immobilier. Il n’assure donc pas l’exécution du projet, mais joue un rôle de conseiller et d’accompagnateur du porteur de projet de manière à lui donner le maximum de chances de succès.

Missions qui peuvent potentiellement être confiées à un consultant en e-Business

Le Consultant peut donc :

  1. fournir des conseils à l’amont pour bien établir la rentabilité du projet et la stratégie à poursuivre ;
  2. fournir des conseils pour définir la solution idéale puis les outils informatiques nécessaires pour mettre en œuvre cette stratégie ;
  3. écrire un cahier des charges et assurer la comparaison des offres reçues ;
  4. vérifier la conformité de l’exécution par rapport au cahier des charges (réalisation de tests, assistance au porteur de projet lors des réceptions provisoires et définitives de la solution TIC ;
  5. accompagner le porteur de projet dans la mise en œuvre pratique (y compris parfois sur des aspects indirects comme l’accompagnement du personnel au changement).

Définition de la mission du consultant

Le porteur de projet doit d’abord s’interroger sur les tâches qu’il confiera au consultant:

  1. A l’amont :
    • Analysera t-il votre secteur et le contexte concurrentiel ?
    • Etudiera-t-il les besoins de l’entreprise ainsi que les opportunités qui s’offrent à elle, de même que les menaces qui pèseraient sur elle à politique inchangée ?
  2. Faudra-t-il analyser en profondeur l’organisation de l’entreprise ?
  3. Rédigera-t-il le cahier des charges ?
    Niveau de précision. Ex: définira-t-il la structure du site Internet ? Les spécifications seront-elles détaillées ? Le cahier des charges sera-t-il purement fonctionnel ?
  4. Comparera-t-il les offres?
  5. Veillera-t-il à la bonne application du cahier des charges ?
    • assistera-t-il à la réception provisoire ?
    • remettra-t-il un rapport de conformité ?
  6. Assurera-t-il une évaluation et un suivi de la solution mise en œuvre ?

En Wallonie, il existe un système de chèque à la transformation numérique, permettant d’obtenir une aide financière entre 50 et 75% des honoraires d’un consultant / coach.

Etapes suggérées pour choisir un consultant

Les projets TIC nécessitant des compétences dans des domaines très variés (techniques, marketing, juridiques) et une expertise de plus en plus pointue, presque tous les consultants se sont spécialisés dans quelques domaines et n’ont que des connaissances génériques dans d’autres.

Quelles expertises sont requises ?

La première étape dans la sélection, consiste à pointer les consultants repris dans les domaines de compétences souhaités.
Puis il y a lieu de vérifier :

  • si ces personnes sont intéressées par le type de mission que vous envisagez et à l’aise par rapport à votre contexte d’activité (secteur, taille et mode de fonctionnement de l’entreprise…),
  • s’il n’y a pas de conflit d’intérêt potentiel avec des clients qu’ils auraient déjà,
  • et si aucun élément ne risque de compromettre l’objectivité des conseils fournis (neutralité par rapport aux prestataires et bonnes connaissances des différentes solutions techniques possibles).

En effet, certains consultants sont également actifs chez des prestataires ou sont partenaires de telle technologie ou solution (ex : partenaire Microsoft, SAP,…), ce qui peut être très enrichissant pour certains missions vu leur niveau d’expertise, mais peut poser un problème pour d’autres (méconnaissance d’alternatives techniques ou commerciales).

Les honoraires

L’étape suivante consiste à connaître leur honoraire pour ce type de mission. Les honoraires journaliers peuvent varier de 1 à 3 selon le consultant, en fonction de l’objet de la mission et de la durée, mais aussi parfois sans qu’il n’y ait forcément un niveau d’expertise significativement différent. Parfois, ces différences varient en fonction du taux de remplissage du carnet de commande du consultant ou des opportunités.
Une mise en concurrence n’est donc pas inutile. Si des interventions pour moins de 500 €/jour peuvent parfois être dénichées, les tarifs les plus fréquemment rencontrés après négociation pour des projets standards sont de l’ordre de 750 €/jour pour les missions courtes et de 600 €/jour pour des missions de plusieurs semaines.

Bien entendu, le barème journalier ne doit pas être le seul indicateur comparatif, puisque le coût total dépendra du nombre de jours de mission, et donc de l’efficacité du consultant et de la capacité de celui-ci à travailler de façon intensive.
Aussi, il est opportun d’établir un planning d’intervention détaillé, sur toute la durée de la mission

Les références

Ensuite, il peut se révéler judicieux de vérifier les références des consultants retenus dans la short-list, en contactant directement un client pour obtenir son feed-back sur la mission réalisée.

Enfin, comme pour un architecte, il faut que le courant “humain” passe bien, que les 2 parties se fassent confiance mutuellement et que le porteur de projet perçoive bien la motivation du consultant de l’aider dans son projet.

Billet complémentaire: Choix d'une agence web
Consultant agréé : Damien Jacob