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Cet article fait partie du dossier “Le point sur la facturation électronique en Belgique”

Dossier règlementation facture électroniqueQue risque-t-on en cas de non-respect de la réglementation sur la facture électronique?

 

L’Administration de la TVA belge considère que c’est l’assujetti qui doit démontrer que la facture est originale.

L’essentiel du risque pèse sur le client, car le droit à déduction de la TVA peut être refusé s’il ne peut être montré notamment que les garanties d’authenticité et d’intégrité sont rencontrées. En pratique, il y a lieu d’être particulièrement attentif à la conformité d’un point de vue fiscal de factures dématérialisées d’un montant élevé et/ou portant sur des biens d’investissement.

De plus, l’Administration peut appliquer une amende administrative tant au client qu’au vendeur. Il s’agit théoriquement du double du montant de la TVA due, avec un minimum de 50€ par document. Heureusement dans la pratique, l’administration ne perçoit que très rarement cette amende administrative si la comptabilité apparaît régulière.

Et en BtoC (vers les consommateurs) ?

Aucun texte ne prévoit un régime différent et donc seules des factures électroniques respectant les conditions ci-dessus sont en principe valables.

Mais les obligations ci-dessus en matière d’émission et d’archivage visent surtout les assujettis. Dès lors, seuls ceux-ci encourent un risque réel en cas de non-respect de la réglementation.

Aussi, en BtoC les 2 parties peuvent donc convenir de pratiquer la dématérialisation dite “simple”. L’Administration de la TVA considérera toutefois qu’il n’y a pas eu de facturation électronique, mais juste une délivrance d’une copie par e-mail d’un original papier. Dès lors, à tout moment, le client peut exiger de recevoir l’original sous forme papier. Dans la pratique, il est donc recommandé d’envoyer d’office la facture originale par la poste si l’entreprise remarque que le client n’a pas réglé dans les délais la facture reçue électroniquement, afin d’éviter des contestations au niveau de la procédure de recouvrement.

Attention à ne pas forcer le consommateur à recevoir une facture électronique.

Début 2017, le SPF Economie a rappelé que, pour les contrats BtoC existants, le fournisseur doit faire la proposition de migration au consommateur via la technique de communication utilisée jusque-là pour l’envoi de factures (ex: courrier), en précisant la possibilité de refuser à tout moment ce passage, de manière simple et sans frais à sa charge.

Si la possibilité de s’opposer n’est pas claire, ou donne l’impression que le consommateur ne peut continuer à obtenir une version papier (ou qu’il y a des formalités nécessaires), la démarche peut être qualifiée de “pratique commerciale agressive” (amende pénale possible de 26 à 10000 €).

De plus, il est interdit en BtoC d’augmenter le prix annoncé en cas de refus au passage à la facturation électronique. Par contre, un incitant à la migration sous la forme d’une réduction est possible.

Faut-il migrer vers un processus tout-électronique?

Pour un émetteur important de factures, des économies non négligeables peuvent être rapidement engrangées en optant pour la facturation électronique, et incidemment pour l’archivage électronique de celles-ci.

La libéralisation en 2010 des méthodes garantissant l’authenticité et l’intégrité des factures, ainsi que l’assouplissement des exigences d’intégrité et d’authenticité (qui exigeait auparavant le recours à une signature électronique) augmentent la compétition entre les solutions, qui deviennent de plus en plus abordables. Certaines ne nécessitent aucun investissement dans l’entreprise : elles sont disponibles en ligne, et facturées à l’usage.

Ainsi, au lieu de photocopier des factures, de contrôler des données de facturation ou d’examiner des extraits de banque, le service comptable sera en mesure de retrouver du temps disponible qu’il pourra consacrer :

  • A contrôler le respect des échéances de paiement (qui peuvent être raccourcies d’une durée équivalente au temps qui était auparavant nécessaire pour que la facture papier parvienne au client). Il peut ainsi agir en amont pour réduire l’arriéré. Les outils existent même pour que l’entreprise soit avertie lorsque le client a ouvert le dossier contenant la facture électronique.
  • A examiner plus régulièrement la situation budgétaire, dont le suivi est facilité par le traitement entièrement électronique du processus.

Il est important que la migration vers l’électronique soit une opération win-win tant pour l’émetteur que pour le récepteur. Quand une des parties est en mesure d’en retirer plus d’avantages que l’autre, il peut être judicieux de compenser une partie de cette différence en accordant des incitants aux clients / fournisseurs (par exemple, en BtoC, en accordant une réduction au consommateur acceptant une facture électronique, ou, en BtoB, en réduisant les délais de paiement). Sans avantage particulier, l’autre partie risque de ne pas modifier son mode de fonctionnement, ce qui se traduira par l’obligation de maintenir encore des flux importants de facturation sous format papier.

Cet article fait partie du dossier “Le point sur la facturation électronique en Belgique”

Dossier règlementation facture électroniqueUn effort particulier a été déployé pour rendre le plus accessible possible la réglementation en vigueur en Belgique, en matière de facturation électronique.

Des cas particuliers n’ont pu être abordés et certaines nuances n’ont pas été apportées pour faciliter la compréhension. De plus, malgré l’attention apportée, des erreurs ne sont pas exclues. La lecture des documents sources, en particulier la circulaire susmentionnée, est vivement recommandée.

Pour la mise en oeuvre d’un projet de migration, nous ne pouvons que conseiller de faire appel, d’un côté à un expert-comptable, et de l’autre à un conseiller en matière de choix de solutions technologiques, tel que RETIS.

Rédaction: Damien JACOB (juin 2006 – dernière mise à jour: mars 2017)

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