Fit 4 Digital Retis consultance e-commerce

Fit 4 digital : Le programme d’aide à la digitalisation des sociétés

Le Gouvernement luxembourgeois, dans le cadre du plan Digital Lëtzebuerg, lance un nouveau programme d’aide aux entreprises, qui se concentre sur l’utilisation des outils digitaux : Fit 4 Digital.

Ce programme, qui pour objectif de favoriser la digitalisation des PMEs, couvre à 100% le coût d’un diagnostic des opportunités numériques pour les PME au Luxembourg.

Le Ministère de l’Economie luxembourgeois a mandaté l’organisation Luxinnovation pour mettre en place et pour superviser ce dispositif d’aide des PME vers la transformation numérique. Cet organisme a sélectionné des experts agrémentés “Fit 4 Digital Approved Consultant“, dont RETIS.

Fit for Digital, les détails du programme

Fit 4 Digital : LogoLa digitalisation de l’économie est maintenant sur les lèvres de toutes les entreprises en phase avec le climat économique actuel. Les grosses compagnies ne sont plus les seules à devoir intégrer les technologies de l’information et de la communication (TIC) à leurs activités. Les PMEs doivent, elles-aussi, s’adapter aux nouveaux standards afin de rester performantes dans un marché en pleine mutation.

Dans le but de permettre à ces plus petites organisations de continuer leur progrès en matière de digital, le programme Fit for Digital propose les services de consultants agréés. Ces experts offrent un accompagnement personnalisé. Ils tiennent compte des besoins de l’entreprise afin d’identifier les opportunités liées à l’utilisation des outils digitaux. En plus de cela, ils sont les maitres d’œuvre durant l’introduction de ces nouveaux processus au sein de la société.

Les PMEs doivent maintenant composer avec de nouveaux comportements d’achats et de nouvelles manières d’accéder à l’information. Leur digitalisation peut donc s’opérer à plusieurs niveaux : ressources humaines, marketing, cybersécurité, sécurité des données…

En résumé, le programme Fit 4 Digital tend à remplir 3 principaux objectifs :

  • Permettre aux entreprises d’améliorer leurs performances sur le long terme
  • Augmenter le chiffre d’affaires total de l’activité
  • Accompagner la société dans son processus de digitalisation

Les conditions d’éligibilité au programme Fit 4 Digital

Pour participer au programme Fit 4 Digital, une entreprise doit répondre à quelques critères d’éligibilité :

  • Occuper 250 ETP au plus sur le territoire luxembourgeois et doit, soit avoir son chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros, soit son bilan inférieur à 43 millions d’euros
  • Avoir une autorisation d’établissement en cours de validité délivrée par le Ministère des Classes Moyennes (ou la Direction PME du Ministère de l’Économie) pour une activité non-exclue
  • Ne pas avoir bénéficié du programme dans les 3 dernières années écoulées
  • Ne pas se trouver en situation de difficulté
  • Être classifiée comme PME au regard des critères de l’Union Européenne

Lorsqu’une entreprise éligible est intéressée à participer au programme Fit 4 Digital, il lui suffit d’utiliser l’assistant à la candidature en ligne par le biais du site www.fit4digital.lu.

RETIS, cabinet agréé Fit 4 Digital Luxembourg

Fit 4 Digital agrément

Retis a été un des premiers cabinets de consultance retenus comme “Fit 4 Digital approved Consultant”, après audition par le jury d’agrément.

 

Nous pouvons d’ores et déjà accompagner des PMEs luxembourgeoises éligibles au programme afin de les guider dans leur digitalisation. Pour plus de facilités, nous pouvons également prendre en charge l’inscription des entreprises candidates.

L’accompagnement de RETIS est plus particulièrement indiqué pour des projets d’e-commerce, que ce soit en BtoC ou en BtoB, mais aussi pour des projets de CRM et de paiement / facturation électronique.

Toutes les sociétés éligibles intéressées par le programme Fit 4 Digital sont invitées à prendre contact avec notre équipe.

RETIS est fort impliqué au Luxembourg, en tant membre de la CLC (Confédération Luxembourgeoise de Commerce), membre de eCOM.lu (Association des e-commerçants luxembourgeois) et animateur depuis 2014 de la formation “e-commerce” de la Chambre de Commerce de Luxembourg.

6 jours de consultance gratuits pour le diagnostic numérique de la PME

Le programme propose une mission-type d’audit et de remise de recommandation (comprenant un plan d’actions et une estimation budgétaire), sous le format standardisé : intervention de 6 jours de consultance pour le diagnostic, avec une prise en charge à 100 % des honoraires par le Ministère de l’Economie du Grand-Duché de Luxembourg, dans le cadre de l’initiative “Fit 4 Digital”.

L’Etat Luxembourgeois intervient aussi à 50% pour les frais de consultance lors de la phase suivante de mise en oeuvre du projet.

Déroulé du volet “Diagnostic” d’une mission Fit4Digital

Fit 4 Digital : Déroulement d'une mission

Interview Retis : Efarmz

Efarmz.be : acheter en ligne des produits bio et locaux

L’e-commerce ne délaisse aucun secteur d’activité. Après la mécanique avec GTINO.com, l’e-shop spécialisé dans le quad et le SSV, c’est au tour de l’alimentaire d’être abordé dans une de nos interviews d’e-commerçants. Efarmz.be, plateforme de vente en ligne de produits bios et locaux, a accepté de répondre à quelques questions.

Efarmz fait partie des e-commerçants accompagnés par le cabinet-conseil RETIS en matière de consultance ecommerce (voir références de RETIS en Belgique, au Luxembourg et en France).

EFARMZ-Logo

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Efarmz.be en quelques chiffres :

  • Existe depuis mai 2013
  • Plus de 1000 produits de 80 producteurs
  • Livraison dans toutes les grandes villes belges
  • Plus de 30 000 clients

Personne interviewée :

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Muriel Bernard
De formation d’ingénieur commercial, elle a décidé de lancer l’entreprise Efarmz après une carrière en vente et marketing au sein de plusieurs multinationales (Gillette, Orange…). Son envie d’entreprendre fut motivée par l’idée qu’il est possible de manger autrement.

Résumé de l’activité

Efarmz.be est la plateforme e-commerce de l’ultra-frais. Celle-ci permet à ses clients d’acheter en ligne des produits bios et locaux pour ensuite se faire livrer où ils veulent (domicile, points dépôts ou entreprise).

L’activité se positionne comme une alternative aux grandes surfaces en présentant une large gamme de produits non industrialisés en provenance des petits producteurs et en privilégiant le circuit court. Par exemple, le catalogue d’Efarmz est composé de tous les produits qui permettent de remplir son frigo : pain bio, fromages artisanaux, yaourts, plats traiteurs, viandes, poissons…

Nous n’avons pas boutique physique, mais un entrepôt où sont stockés et expédiés tous les produits.

“Manger bio, local et ultra frais de la ferme à chez vous n’a jamais été si facile.”


Pourquoi avoir créé Efarmz ?

En 2013, après une carrière au sein de multinationales, j’ai eu envie d’entreprendre dans la vente en ligne. Sachant que sur le marché de l’e-commerce la Belgique était en retard comparé à d’autres pays, je savais que cela me permettrait de me différencier.

Pour définir mon activité, je suis partie d’une problématique personnelle partagée avec beaucoup d’autres consommateurs : “On a rarement le temps de bien manger et/ou de faire les courses.”. Dans mon cas, cela se traduisait par une utilisation systématique de systèmes ‘Clic and Collect’ lorsque je n’étais pas en congés.


L’évolution de l’activité

Pour le lancement d’Efarmz, le développement du site a été géré en interne en utilisant la solution Prestabox. C’est au fur et à mesure de la croissance de l’activité, que nous avons pris conscience de nos besoins concernant la plateforme ecommerce. J’ai donc choisi de faire appel à une agence pour l’améliorer. Depuis, nous utilisons Prestashop.

Suite à l’évolution de l’activité, un an après ses débuts, il nous était nécessaire de disposer de notre propre espace de stockage. L’entrepôt que nous occupons nous a permis d’augmenter notre capacité logistique.

Pour continuer à grandir, fin 2015, nous avons participé à une importante levée de fonds à hauteur de 315 000 euros. En plus de cela, Efarmz a changé de forme et est devenue une SA.


Se faire connaître

Pour faire connaître Efarmz, nous avons principalement communiqué en ligne à travers les réseaux sociaux et des campagnes de référencement payant. D’autres leviers ont également été activés : relations publiques, participation à des événements, communiqués de presse…


Efarmz au quotidien

Pour gérer l’ensemble de l’activité quotidiennement, nous n’utilisons qu’une seule plateforme. Un prestashop personnalisé en fonction de nos besoins.

Par ailleurs, très peu d’aspects sont sous-traités. Par exemple, les tâches liées au marketing sont gérées en interne et c’est également le cas de notre logistique. Seule la livraison chez le client est confiée à des tiers. Pour cela, nous travaillons avec des livreurs (indépendants ou sociétés) qui se chargent d’acheminer les commandes jusqu’aux clients. Toutefois, la gestion des plannings de livraison est assurée par notre service et ce module est directement connecté aux différents livreurs.


Inspirer confiance en ligne

Compte tenu de notre secteur d’activité et de notre engagement vis-à-vis du client de lui fournir des produits bios, locaux et ultra frais, nous sommes extrêmement transparents concernant l’origine de nos marchandises.

Notre activité sur les réseaux sociaux nous aide également à communiquer et tisser des liens avec les membres de notre communauté, qu’ils soient clients ou non.

Enfin, et c’est un peu le b.a.-ba de l’e-commerce, il est très facile de joindre la société pour une questions, signaler un problème… nos informations de contact sont facilement accessibles.

En procédant de la sorte, cela nous permet non seulement de rassurer nos clients, mais également d’en séduire des nouveaux.


Augmenter le taux de conversion et la valeur du panier moyen

Nous analysons constamment les performances de notre plateforme. L’objectif est de déceler le moindre point faible dans le parcours d’achat et d’y remédier. De cette manière, nous maximisons le taux de conversion directement lié à l’utilisation de notre site.

Pour ce qui est d’augmenter la valeur moyenne du panier d’achat, nous ajoutons constamment de nouveaux produits à notre catalogue et, par la suite, nous invitons nos clients à les essayer, les découvrir…


Un pari pas forcément gagné d’avance

Avant le lancement du site

Le premier challenge était surtout d’ordre logistique. Notre activité fait partie du “Just-in-Time” où la fraicheur du produit prime. D’autant qu’en matière d’alimentation, il y a des règles à respecter. Le souci, c’est que la chaîne logistique et humaine est assez longue entre Efarmz et le client.

Le second challenge était, quant à lui, directement lié aux consommateurs. Nous devions les convaincre qu’il était possible d’acheter des produits frais via un e-shop. Ceux-ci aiment voir le produit, vérifier sa qualité… et n’ont pas envie de recevoir un aliment endommagé ou presque périmé.

Après le lancement du site

Le fait est que nous n’avions jamais eu de site e-commerce. En tant que nouvel acteur, la difficulté a été de gérer un volume de commandes de plus en plus important au fur et à mesure que l’activité se développait. Très vite, nous avons fait le choix d’automatiser l’activité par palier. Chaque palier, défini par un volume de commandes, fait apparaitre de nouveaux challenges et il est vital d’être capable d’y répondre.


Les motifs de satisfaction

Un de mes principaux motifs de satisfaction réside dans le fait que l’activité d’Efarmz fait vivre un véritable écosystème autour de l’alimentation durable. Nous sommes capables de livrer des produits de qualité à des milliers de familles et cela a permis de créer près de 10 emplois directs.

Aujourd’hui, Efarmz est souvent cité comme exemple en terme d’initiative relative aux circuits courts ou d’e-commerce de produits frais.


Les projets d’Efarmz

Nous avons un grand nombre de projets. Parmi eux, il y a par exemple la possibilité de renvoyer les bocaux dans lesquels les produits sont emballés. Cette action a pour objectif de réduire les déchets.

Bien entendu, beaucoup d’autres restent à venir d’ici la fin de l’année. Beaucoup de choses vont bouger au niveau de l’activité d’Efarmz et de sa plateforme. Restez à l’écoute si cela vous intéresse.

5 recommandations pour les futurs e-commerçants

  • Si vous n’avez pas d’expérience dans la vente en ligne, renseignez-vous et formez-vous à l’e-commerce pour maximiser vos chances de réussite
  • Analysez votre future activité : Quels vont être mes besoins ? Quels vont être mes processus logistiques ? Comment vais-je gérer la charge de commande ?
  • Choisissez une solution flexible pour être capable de faire évoluer votre site car l’e-commerce est en constante évolution
  • Ne sous-estimez pas l’écart qui existe entre l’intérêt pour votre site et la conversion en client. Beaucoup trouveront votre projet intéressant, mais combien achèteront vraiment sur votre site ?
  • Persévérez dans vos efforts pour générer du trafic sur votre site

Source :

Ce témoignage a été recueilli en juin 2017 par Loïc Vanhove.

Demande d’interview :

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L’e-commerce va-t-il tuer tous les magasins “traditionnels” ?

Avec un taux de croissance annuelle dépassant les 10% malgré la crise, l’e-commerce rencontre un grand succès.

En Belgique, 60% des consommateurs achètent en ligne, y dépensent en moyenne 2388 € / an, répartis 50/50 entre biens et services (statistiques détaillées sur l’e-commerce en Belgique). magasin abandonné

Le commerce en ligne n’est-il dès lors pas en train de phagocyter le commerce physique ?

Analyse de l’impact de l’e-commerce en Amérique du Nord

Que se passe-t-il dans les pays où l’e-commerce est encore plus largement adopté ? Une observation de la situation en Amérique de Nord (USA et Canada) montre un fort essoufflement du concept de “mall”, les fameux complexes commerciaux. Certains ferment même leurs portes.

Une nette diminution des surfaces commerciales exploitées est apparue, en particulier au niveau des hypermarchés ainsi que dans les villes de tailles intermédiaires.

Les commerces les plus touchés par les changements liés à la vente en ligne sont :

  1. ceux qui vendent des biens standardisés non urgents (chaussures de sport, petits mobiliers,…)
  2. les services non liés directement à la personne (agences de voyages, location de voitures,…) qui souffrent du phénomène de désintermédiation en ligne.

Par contre, les secteurs commerciaux qui résistent le mieux à l’e-commerce sont:

  1. les revendeurs de proximité (petites surfaces répondant à des besoins de consommation à très court terme, appelées au Québec judicieusement « les dépanneurs »),
  2. ainsi que les vendeurs de biens réalisés ou fabriqués sur place.
Pour en savoir plus: Analyse de la transformation numérique dans le secteur du commerce réalisée par Damien Jacob, professeur en e-commerce (résumé de l’étude publiée sur prospecTIC.be)

Vers un “commerce connecté”

L’e-commerce doit probablement être perçu comme une nouvelle phase d’évolution du commerce. Celui-ci a été secoué voici une soixantaine d’années par le concept de libre-service, qui a engendré le boom des grandes surfaces. Pouvoir se servir directement dans les rayons est devenu normal aux yeux du consommateur.

Pouvoir commander en ligne et que le produit vienne vers lui s’il le veut le deviendra vraisemblablement aussi, au point que dans quelques années, on ne parlera probablement plus spécialement d’e-commerce : le “commerce connecté” sera banalisé, avec le choix laissé au consommateur du canal on/off-line d’achat et de livraison.

L’E-commerce modifie donc le commerce traditionnel sans s’y substituer. Et le commerce de proximité pourrait même être mieux placé par rapport à la grande distribution pour tirer son épingle du jeu, en utilisant le numérique pour attirer des chalands dans les points de vente (exemples d’applications s’appuyant sur une approche “web-to-store”).

Le commerce “traditionnel” local devra par contre veiller à exceller dans ses points forts de différenciation par rapport aux acteurs positionnés uniquement en ligne :

  1. la qualité du contact humain personnalisé,
  2. l’expertise,
  3. l’incarnation de « valeurs »
  4. et le service après-vente.

Des menaces, mais aussi des opportunités

Comme ce fut le cas aux Etats-Unis, Il faut donc s’attendre en Belgique, avec le décalage, à ce que les 2 principales formes de commerce menacées soient encore plus touchées qu’actuellement.

Au contraire, pour d’autres, le commerce connecté peut représenter une opportunité. Cela devrait être le cas particulièrement pour les producteurs vendant en direct (artisanal manuel, mais aussi conseils personnalisés aux personnes : coaching, diététique, esthétique, médiation sociale,…) ainsi que pour les vendeurs de biens liés à des valeurs fortes (commerce équitable, bio, empreinte carbone réduite,…).

Reste à accompagner au mieux le secteur commercial à cette inévitable “transition numérique”, qui va engendrer aussi une évolution des compétences nécessaires.

Partenariat avec Ecommerce Nation, la 1ère communauté e-commerce

ecommerce-nation-retisEcommerce Nation (la première communauté e-Commerce et m-Commerce française), et Retis (cabinet-Conseil spécialisé en e-commerce en Belgique et en France, également organisateur de l’E-FORUM, le congrès-salon du commerce connecté et de l’e-commerce belge), collaborent pour l’organisation de l’E-FORUM 2017.

Ce congrès-salon aura lieu les 2 et 3 octobre 2017 à Liège et se focalisera sur les domaines de l’e-Commerce et du Commerce Connecté.

Ecommerce Nation fait partie des partenaires influents contactés en vue de proposer aux visiteurs un événement hautement qualitatif: il assurera l’animation d’une salle de conférence et assurera le live streaming des temps forts de l’événement belge.

Créée en 2015, ECN bénéficie d’ores et déjà d’une solide notoriété comme communauté e-commerce sur le territoire français. Dans l’optique de développer cette communauté à l’étranger, Ecommerce Nation vise, au travers de ce partenariat, à mieux faire connaitre ses services (actualités e-commerce, conseils, solutions, événements…) auprès des e-commerçants de Belgique.

2 services lancés récemment (début 2017) méritent une attention particulière:

  1. Le réseau social ECN Club 
  2. Les événements ECN Talks

1) ECN Club, le réseau social d’Ecommerce nation

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ECN Club est un réseau social gratuit, qui vise à regrouper les différents acteurs de l’e-Commerce et à faciliter les communications entre-eux.

En plus de donner accès des flux d’information sur l’e-commerce et de créer des synergies entre les e-commerçants, les prestataires et les experts du web, cette application mobile dispose de nombreuses fonctionnalités:

  • Prise des notes
  • Enregistrement de contacts
  • Messagerie personnelle
  • Intégration de réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn)
  • Partage et échanges d’informations
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2) Les événements ECN Talks

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Depuis le début de l’année 2017, Ecommerce Nation ne se limite plus uniquement au partage en ligne d’informations à propos de l’e-Commerce. La communauté s’est également lancée dans l’organisation d’événements : Les ECN Talks.

Chaque mois, une matinée est placée sous le signe d’une thématique en lien avec le secteur de l’e-Commerce. Afin que de répondre aux besoins des e-Commerçants et des sociétés présentes, chacune de ces matinées est composée de 4 parties:

  • Une table ronde
  • Des pitchs de présentation
  • Une “masterclass”
  • Des rendez-vous One to One

Avec les ECN Talks, Ecommerce Nation se différencie des autres événements axés sur l’aspect commercial. Ceux-ci proposent aux participants des matinées remplies d’échanges à forte valeur ajoutée. L’objectif de ces événements mensuels est de réunir les acteurs de l’e-Commerce, de stimuler les collaborations tout en favorisant le partage d’expériences et d’informations.

Interview Retis : GTINO

GTINO.com: la boutique en ligne pour le quad et SSV

RETIS vous propose de découvrir GTINO.com, une boutique en ligne spécialisée dans le quad et le SSV. Cet e-commerçant a accepté de partager son retour d’expérience de la vente en ligne; Depuis ses débuts en 2009 avec un simple site vitrine, en passant par le lancement de son site e-commerce en 2014.

GTINO-logo

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GTINO.com en quelques chiffres :

    • 65% du chiffre d’affaire réalisé grâce au site e-Commerce
    • Une clientèle internationale: France, Allemagne, DOM-TOM, Suisse, Luxembourg
    • En 2016, 53% des ventes en ligne ont été réalisées en France et 38% en Belgique
    • +/- 12 000 visiteurs uniques par mois
    • 1 boutique physique et 1 site de vente en ligne

Personne interviewée :

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Laurent Gettino

Indépendant depuis 2009 et gérant du site GTINO.com. Avant cela, son parcours professionnel lui a permis d’évoluer dans le secteur de la production.

Résumé de l’activité

GTINO est l’e-Shop des passionnés de quads sportifs, utilitaires et SSV. Nous vendons à peu près tous les produits en rapport avec ce domaine. Par exemple, notre gamme est composée d’articles d’entretien, de consommables, de pièces tuning, d’amélioration ou encore de réparation.

“Le quad, plus qu’une activité commerciale, une passion.”

GTINO-magasin


Avant GTINO.com et le début de l’aventure

Je travaillais dans le domaine de l’usinage. Durant ma carrière, j’ai eu l’opportunité d’évoluer jusqu’à devenir responsable d’un poste d’usinage. C’est d’ailleurs suite à cela que j’ai débuté mon activité dans la vente.

En effet, après mon engagement, j’ai du me former à l’utilisation de la machine qui m’était confiée. Pour se faire, quoi de mieux que de fabriquer des pièces pour mon quad de l’époque ? Parce qu’avant d’être vendeur, j’étais d’abord utilisateur et passionné de quad.

Ensuite est venu l’engouement de mes amis pour mes réalisations et petit à petit, j’ai réalisé les plans de fabrication de différentes pièces, que je faisais fabriquer dans d’autres sociétés. J’en profite pour remercier la première de ces sociétés car c’est grâce à elle que j’ai réalisé les démarches pour obtenir un numéro de TVA. À partir de là, tout à vraiment commencé, les portes des autres fournisseurs m’étaient ouvertes.

Je me rappelle encore de ma première vente, elle s’est faite via un lien Paypal. Le client était suisse et je me suis dit: « Ah bein ça alors! Je ne connais pas cette personne, je ne l’ai jamais vue et elle m’a acheté quelque chose ».

Par contre, à aucun moment je n’imaginais que mon activité complémentaire de vente en ligne prendrait le dessus sur mon métier d’usineur. J’ai simplement choisi de tenter le coup, de voir ce que cela pouvait donner et puis, en constatant que le succès était au rendez-vous, j’ai choisi de tout miser sur ma boutique e-Commerce et de m’y consacrer à 100%.


Le lancement de l’activité

Le site e-Commerce tourne sur PrestaShop. Il a été lancé le 1er mai 2014, jour de la fête du travail. Avant cela, je possédais uniquement un simple site vitrine. Dès l’ouverture de la boutique en ligne, mes ventes ont décollé et je me suis alors demandé pourquoi je ne l’avais pas fait plus tôt. Je gagnais du temps, les transactions étaient plus rapides, je vendais plus et surtout, mon activité se professionnalisait.

Au début de mon activité, j’ai eu la chance d’être grandement aidé par Fabian Tasset, gérant du magasin Maison Tasset, tant pour l’aspect logistique que pour mon activité en ligne de manière générale.


Une véritable image de marque

Depuis le départ, j’ai mis un point d’honneur à créer une image de marque autour de GTINO. Je ne voulais pas que ce nom soit simplement associé à une boutique en ligne. J’avais envie que les acheteurs se demandent si GTINO était une franchise ou une marque.

Pour aller à fond dans cette stratégie, je suis en mesure de distribuer beaucoup de produits dérivés : des porte-clés, des stickers, des casquettes, des portes-plaques… que mes clients reçoivent gratuitement via leurs commandes.


La conception du site

Je n’ai pas eu recours à des ressources extérieures. J’ai fait en sorte de tout faire moi-même. Pendant 2 ans, après mes journées de travail, je mettais sur pied mon e-shop. Pour me permettre de modifier esthétiquement ma boutique, j’ai suivi des cours du soir en web design. Grâce à cela, elle ne m’a presque rien couté.


La promotion de la boutique en ligne

Je dirais que ma boutique s’est fait connaitre naturellement. Même s’il est vrai qu’au début, mes produits étaient également en vente sur eBay avec un lien renvoyant vers le site dans la description. Bien sur, j’ai utilisé, et utilise encore, les réseaux sociaux comme levier de promotion pour mon site et mes produits.


Conseiller le client

J’essaie toujours de donner mon ressenti sur mes produits. Que ça soit directement au client ou alors à travers mes fiches produits. Mon objectif c’est d’arriver à informer du mieux possible. Je cherche à atteindre un taux de satisfaction de 100% chez les clients qui me contactent pour être conseillés. Par exemple, je ne pousse pas obligatoirement à l’achat. Si je constate qu’un client hésite à passer commande d’une pièce qui ne lui sera pas utile, je lui déconseille.


Rassurer le client

Le fait d’avoir une boutique physique dans laquelle je peux accueillir mes clients et les conseiller, c’est un avantage. Beaucoup de personnes choisissent d’y passer pour se rassurer, tester le service… et  après ce premier achat de test, je les retrouve sur mon e-shop.

Néanmoins, il ne faut pas oublier que cette gestion de la clientèle en magasin, cela peut vite s’avérer (très) chronophage. Il ne faut pas se laisser dépasser car les autres tâches liées au site de vente en ligne continuent d’affluer. D’autant que je ne sous-traite quasi aucun aspect de mon activité en dehors de la logistique (livraison chez le client) et la réalisation de mon nouveau site.

L’ensemble de mon activité est gérée par moi. Cela inclut : les appels téléphoniques, l’emballage, la comptabilité, le SAV, la gestion quotidienne du site e-commerce, les retours, la réalisation des photos des produits…


Acquérir de nouveaux clients

Je dirais que pour gagner la confiance des visiteurs et les transformer en clients, je mise sur un ensemble d’éléments:

  • Avoir une image de marque
  • Être présent sur les réseaux sociaux
  • Montrer qu’il y a des gens derrière le site web
  • Accueillir les clients inquiets en magasin
  • Être facilement joignable

À cela, vient s’ajouter quelque chose de très important: Le souci du détail. Ça me permet de toujours améliorer la qualité de mon service.


Augmenter le taux de conversion

Le taux de conversion

J’accorde un soin tout particulier à mes fiches produits. C’est d’ailleurs ce qui me prend le plus de temps. C’est principalement dû au fait que je réalise moi-même l’intégralité du contenu de mes fiches produits. Ce qui inclut tant le contenu textuel (descriptif) et les photos.

Je n’utilise pas les descriptifs fournis par les fournisseurs et si je peux donner un conseil, c’est même quelque chose à proscrire. Toutes mes descriptions sont donc “Homemade”. L’ensemble des renseignements que je donne aux clients qui viennent en boutique se retrouvent dans les fiches produits.

Pour ce qui est des photos, je pense que c’est très important qu’elles soient fidèles à la réalité. Le produit doit être visible à l’écran tel qu’il est réellement.


Bilan sur le parcours GTINO.COM

Les difficultés rencontrées avant le lancement de l’activité

Durant la période de développement de ma boutique, ma principale difficulté était le manque de temps. Au début c’était assez compliqué de jongler entre mon activité complémentaire, mon emploi ainsi que la formation et le travail à fournir sur le site.

C’est le cumul de tout qui était difficile à gérer: vie privée, vie professionnelle, début d’activité complémentaire… Ma journée type se déroulait un peu comme ceci: Avant d’aller travailler, je préparais les commandes. Après ma journée de travail, je passais par la poste pour expédier les colis. S’en suivait ensuite les cours du soir en webdesign et ce n’est qu’une fois rentré chez mois que je pouvais répondre aux mails et continuer le développement de la boutique en ligne.

Les difficultés rencontrées une fois le site en ligne

Au lancement du site, le serveur ne suivait pas. Le nombre de visites était trop important par rapport aux ressources dont il disposait. Ce problème était principalement lié à Prestashop et malheureusement cela nuisait à l’image de l’activité. Ça ne faisait pas pro.

La morale de l’histoire est qu’il ne faut pas lésiner sur la qualité de l’hébergement ni sur la qualité du site. C’est l’image que vous renvoyé aux visiteurs. Il ne faut pas avoir peur d’investir dans son activité en ligne, c’est grâce à cela que l’on peut se développer efficacement. Il faut se donner les moyens d’avoir du succès dans l’e-commerce, ça n’arrive pas tout seul.

Au commencement de mon activité, tous les bénéfices que je réalisais, et même une partie de mon salaire quand j’étais ouvrier, étaient directement réinjectés dans l’activité en ligne.

Les motifs de satisfaction

  • Ma première satisfaction c’est d’avoir pu quitter moi-même mon travail, et de n’avoir jamais du faire machine arrière, pour me consacrer à temps plein dans l’e-commerce.
  • Ensuite, une autre satisfaction personnelle est d’avoir pu prouver à mes parents que je pouvais entreprendre et réussir dans ce que j’ai créé.
  • Quand je fais le bilan, je suis assez fier de voir d’où je viens, par quoi je suis passé, mon évolution et où j’en suis aujourd’hui.
  • Bien entendu, le fait de pouvoir vivre de mon activité e-commerce est quelque chose d’extrêmement satisfaisant.
  • Enfin, le fait de voir le logo de ma boutique sur des pièces, des quads, entendre que les clients sont satisfaits, constater que GTINO bénéficie d’une image positive sur internet, sont autant de choses qui me rendent fier d’être e-commerçant.

Les projets de GTINO.com

  1. Ajouter de nouvelles gammes de produits à mon catalogue: équipements pour le pilote, casques, combinaisons…
  2. Lancement de la nouvelle version de l’e-shop en 2017
  3. L’ouverture d’un magasin physique plus grand avec un showroom. Si ce projet ne se concrétise pas en 2017, ça sera à coup sûr pour 2018

5 recommandations pour les futurs e-commerçants

  • Faites quelque chose que vous aimez. Ne voyez pas uniquement l’aspect financier parce que ça se ressentira dans votre travail
  • Psychologiquement, préparez-vous à ce que l’activité en ligne ne réussisse pas. Il faut investir et prendre le risque de perdre
  • Ne comptez pas vos heures de travail
  • Ne mettez pas tout de côté. Il faut faire la part des choses et garder du temps pour soi
  • Faites attention aux besoins des clients. C’est comme ça que vous en ferez des clients satisfaits. Mettez-vous à leur place, demandez-vous ce que vous aimeriez avoir comme service si vous étiez à leur place
  • Spécialisez-vous dans un produit, un service… dans quelque chose. Être multi-casquette n’est pas nécessairement positif

Informations :

Site web : www.gtino.com

Adresse du magasin : Rue Colonel Piron 152, 4624 Romsée (Liège)

Source :

Ce témoignage a été recueilli en mars 2017 par Loïc Vanhove.

Demande d’interview :

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Outils collaboratifs en ligne, leur utilisation en entreprise (Partie 1)

Outils Collaboratifs en ligne partie 1 - RetisCes dernières années, le développement d’outils permettant aux utilisateurs de collaborer en ligne s’est accéléré. Cette recrudescence a en outre été favorisée par la digitalisation et l’évolution des technologies qui gravitent autour d’Internet. Fort heureusement pour les entreprises, les outils collaboratifs n’ont pas pour seule vocation de satisfaire les besoins des particuliers. Les professionnels peuvent, eux-aussi, profiter de fonctionnalités visant à faciliter quotidiennement leurs collaborations au travail.

Collaborer est un tout

Le fait de cerner tous les aspects inhérents à une collaboration est un facteur très important pour la bonne marche de celle-ci. Pour cela, il est bon de ne pas s’arrêter à la simple définition du verbe « collaborer ». Car, bien que ce dernier signifie « travailler ensemble pour un but commun ou partagé », sa définition passe sous-silence les quatre éléments principaux abordés durant un processus collaboratif :

  • La communication
  • La coordination
  • Le partage
  • La coproduction

Bien entendu, le degré d’importance de chacun de ces quatre éléments varie d’une collaboration à l’autre. Cependant, aucun ne doit être négligé sous-peine de mal évaluer les  besoins et donc de mal choisir l’outil collaboratif à utiliser.

Coopérer n’est pas collaborer

Même si la frontière entre collaboration et coopération est mince, il ne faut pas pour autant l’oublier, sans quoi l’utilisation des outils collaboratifs ne seraient pas optimales:

  • « Coopérer » :
    Travailler en équipes spécialisées et fragmenter la tâche en sous-tâches attribuées à chaque équipe. La tâche ne sera considérée comme achevée que quand tous les intervenants auront réalisé leur part du travail
  • « Collaborer » :
    Travailler pour un but commun et réaliser la tâche ensemble. La mentalité de l’entreprise doit être « Si l’équipe gagne, je gagne », l’analyse de la performance porte ainsi sur le groupe et non plus sur l’individu

Lorsqu’une entreprise fait le choix d’intégrer un outil collaboratif, tout le monde doit jouer le jeu afin que les bénéfices liés à son utilisation soient rapidement perçus. Cela passe par le respect des 4 quatre éléments principaux évoqués plus haut : communication, coordination, partage et coproduction.

Exemples d’actions réalisées par les utilisateurs: participation active à la réalisation d’une tâche, échange et partage d’informations, interactions avec les autres utilisateurs, utilisation de l’outil…

Un outil pour collaborer

Après avoir compris en quoi consiste réellement le fait de collaborer, c’est tout naturellement que l’outil collaboratif en ligne se définit de la manière suivante :

« Un outil dont le principal objectif est de permettre à une équipe d’optimiser ou simplement d’améliorer un ou plusieurs aspects collaboratifs de son activité, que celle-ci soit totalement internalisée ou qu’elle implique des acteurs extérieurs, grâce à des fonctionnalités pensées pour la collaboration et ce, dans le but de travailler ensemble vers un but commun tout en exploitant les avantages offerts par Internet. »

Quelques exemples d’outils pour collaborer en ligne: Trello, Google Docs, Asana, Slack, OneDrive, Google Drive…

Une nouvelle façon de collaborer

Depuis des années, des entreprises ou des équipes collaborent avec ou sans outils, impliquant ou non des intervenants extérieurs, et profitant ainsi des avantages de cette pratique: gain de temps et/ou d’argent, rapidité d’exécution, meilleure productivité, cohésion d’équipe…

Aujourd’hui, c’est donc tout naturellement que les outils collaboratifs en ligne trouvent leur place dans cet écosystème professionnel. D’ores et déjà utilisés par ceux qui collaborent au quotidien, ces nouveaux outils offrent bon nombre d’avantage : mobilité, synchronisation des données entre tous les utilisateurs, suppression de l’éloignement géographique, partage de l’information plus rapide…

Bien loin de n’être qu’un simple phénomène de mode, les outils collaboratifs en ligne séduisent de plus en plus d’entreprises. En réalité, celles-ci font simplement le choix de moderniser leur manière de collaborer tout en se facilitant la vie grâce à ces nouvelles solutions.

La sécurité des outils collaboratifs

Lorsque l’on fait le choix de travailler avec un nouvel outil et donc d’y injecter quantité de données sensibles, il est tout à fait légitime de se demander si celles-ci y seront en sécurité.

Ce qu’il est important de souligner, c’est que le fait d’enregistrer des données dans un outil disponible en ligne ne les rend pas pas pour autant accessibles publiquement. En effet, grâce aux paramètres des outils collaboratifs, il est possible de contrôler l’accès aux donnés ainsi que le niveau d’interaction possible avec celles-ci. Par exemple : lecture seule, lecture et édition…

Même si un piratage est toujours possible, celui-ci trouve très souvent sa source du côté de l’utilisation et non de la solution. Une collaboration en ligne doit donc se faire dans le respect de règles de sécurité élémentaires: complexité du mot de passe, bonne configuration de l’outil, confidentialité…

D’un autre côté, utiliser un outil collaboratif en ligne apporte des solutions à des problèmes majeurs auxquels l’entreprise peut être confrontée. Par exemple: la sauvegarde des données dans un espace de stockage indépendant des machines des utilisateurs, un seul lieu de stockage commun à tous les utilisateurs, la baisse du risque d’erreur de destinataire(s) lors de l’envoi d’un document…

GDPR en détails – Explication de la nouvelle réglementation générale sur la protection des données

GDPR - Nouvelle réglementation générale sur la protection des données

GDPR, RGPD, quels jolis noms…

La GDPR (General Data Protection Regulation, en français RGPD) est l’acronyme de la nouvelle réglementation européenne qui concerne la protection des personnes physiques vis-à-vis du traitement des données à caractère personnel ainsi que la libre circulation de celles-ci.

Ce règlement européen a été publié le 4 mai 2016. La GDPR sera applicable et obligatoire dans l’ensemble des États membres de l’Union Européenne dès le 25 mai 2018.


Pourquoi une nouvelle réglementation ?

Dans le but de réformer la directive vieillissante sur la protection des données (95/46/EC) de 1995, les délégations de la Commission européenne, du Parlement européen et du Conseil européen ont travaillé ensemble à la création d’un nouveau règlement : la GDPR.

Les quantités de données échangées chaque jour ont drastiquement augmenté, les types d’informations ont quant à eux bien changé et les moyens d’échanges se sont multipliés. Le Big Data est d’ailleurs l’exemple le plus flagrant de cette évolution. Tous ces facteurs étaient autant de raisons de remplacer l’ancienne directive. Celle-ci n’était plus du tout adaptée à ces échanges quotidiens, surtout à l’air où le digital est omniprésent.

L’objectif de cette nouvelle réglementation vise donc à renforcer et à unifier la protection des données des individus au sein de l’Union européenne (harmonisation de la réglementation).

Par extension, la GDPR vise à remettre aux mains des citoyens le contrôle de leurs données personnelles tout en augmentant leur niveau de protection.


Qui est concerné par la GDPR ?

La réponse est simple : Absolument toutes les entreprises qui récoltent et traitent les données de personnes physiques situées sur le territoire de l’Union Européenne sont concernées.

Et ce, sans tenir compte du lieu de traitement de ces données. Par ailleurs, cela ne se limite pas aux responsables directs du traitement: les sous-traitants sont également concernés par la réglementation.

À noter que cette réglementation ne s’applique pas uniquement aux entreprises qui recueillent des données grâce à un canal digital. Elle s’applique à toutes les activités de traitement de données liées à l’offre de biens ou de services (gratuits ou non) à des individus résidents dans l’Union Européenne.


Les principaux changements clés de cette réforme

Même si les principes de base de la réglementation initiale persistent, de nouveaux éléments font leur apparition :

Une réglementation unique

En plus de s’appliquer à tous les états membres de l’Union Européenne, la réglementation passe les frontières de l’Europe. Les entreprises établies en dehors de l’Union Européenne qui traitent des données relatives aux organisations et/ou aux résidents de celle-ci doivent également appliquer la GDPR.

L’individu reprend le contrôle de ses données personnelles

Par le biais de cette réforme, les individus bénéficient de 3 droits majeurs sur leurs données personnelles:

  • Le droit d’accéder à ses données

Ainsi, chaque personne a le droit de savoir si ses données sont analysées, où elles le sont et pourquoi elles le sont (finalité poursuivie). De plus, le responsable du traitement est tenu de fournir une copie des données, gratuitement, dans un format électronique.

  • Le droit à l’oubli

Chaque personne peut exiger que ses données soient supprimées mais aussi, à ce qu’elles ne soient plus diffusées et traitées. Cette demande pouvant être justifiée par le simple fait que l’on retire son consentement ou encore que les données soient obsolètes ou non-pertinentes. Par exemple : La suppression d’un contenu, d’un commentaire ou d’un profil sur un site internet.

  • Le droit à la portabilité des données

Enfin, chaque individu peut demander à recevoir l’ensemble de ses données personnelles dans un format informatique lisible par tous afin de les transmettre à un autre responsable de traitement. Par exemple : Le transfert de données personnelles lors d’un changement de banque, de réseau social, d’opérateur téléphonique, de commerçant,…

Vous l’aurez compris, l’ensemble de ces droits ne doit pas être oublié dans le cadre de démarches marketing ou de toute relation commerciale.

Un niveau de sécurité renforcé

  • La protection des données dès la conception

Cette notion impose aux organisations de répondre à certaines exigences relatives à la protection des données personnelles et ce, dès la conception des produits, services et systèmes exploitant ces données.

  • La sécurité par défaut

Quant à cette notion, elle impose à toute organisation de disposer d’un système d’information sécurisé.

Notification en cas de fuite de données

L’autorité nationale de protection (en Belgique, la Commission de Protection de la Vie Privée ) CPVP) doit être avertie en cas de fuite grave de données.

Nomination d’un délégué à la protection des données

Un délégué à la protection des données (DPO) doit être nommé au sein des organismes publics ou privés dont les activités de base nécessitent un suivi régulier et systématique à grande échelles des personnes. Ce délégué (qui peut être un membre du personnel, à condition qu’il soit indépendant du responsable des finalités du traitement des données, ou bien un externe) est chargé de contrôler le respect du règlement par l’entreprise et les interventions d’éventuels sous-traitants, de conseiller le responsable des traitements et d’être le point de contact avec l’autorité de contrôle.

Des évaluations de risques avant de lancer un produit / service

Avant chaque activité pouvant avoir des conséquences importantes sur la protection des données personnelles, une évaluation d’impact est réalisée. Celle-ci prévoit également les mesures pour réduire l’impact des dommages potentiels sur les données.

De lourdes sanctions pour les fraudeurs

Toutes les entreprises ou organismes qui ne respectent pas les règles de la GDPR s’exposent à des sanctions pouvant aller du simple avertissement à l’amende jusqu’à 20 000 000€ ou, pour les entreprises dépassant 500 m€ de CA, jusqu’à de 4% du chiffre d’affaire annuel.

Le comité européen de la protection des données

Création d’un comité européen. Celui-ci fait figure d’autorité dans tout ce qui concerne l’interprétation de la réglementation.


Pourquoi respecter cette nouvelle réglementation générale sur la protection des données ?

Comme toutes les réglementations, la GDPR engendre des pénalités en cas de non-respect. Ainsi, les entreprises peuvent se voir infliger différentes sanctions en fonction de l’infraction :

  • Un simple avertissement si c’est la première fois ou que la faute est non-intentionnelle
  • Des audits périodiques peuvent être réalisés au sein de l’entreprise afin de s’assurer que celle-ci continue de respecter la réglementation
  • Une amende allant jusqu’à 10 000 000€ ou 2% du chiffre d’affaire annuel
  • Une amende allant jusqu’à 20 000 000€ ou 4% du chiffre d’affaire annuel

En mettant de côté les sanctions financières, les entreprises peuvent également voir l’arrivée de la GDPR comme une opportunité de :

  • Documenter en interne les process de récolte, de traitement des données personnelles, en levant d’éventuelles zones d’ombre.
  • Bien (re)définir les finalités, les durées de conservation, qui en interne et en externe a accès aux données
  • Trier et mettre à jour les bases de données existantes en repérant les doublons et les données obsolètes, permettant ainsi de valoriser les données existantes
  • D’adopter de bonnes pratiques d’information et de relation avec les prospects et clients (transparence sur les finalités, exercice des droits de communication, rectification, suppression, oubli, exportation).

Cet article est un essai de vulgarisation de la réglementation, avec l’objectif d’être le plus pratique possible. La plus grande attention a été apportée à sa rédaction, sans toutefois aucune garantie de conformité. Ce document ne dispense pas de consulter un conseil.


Comment respecter la GDPR ?

Retis a établi une méthodologie s’appuyant sur une feuille de route pour accompagner toutes les sociétés soucieuses de respecter la nouvelle réglementation générale sur la protection des données. C’est ensemble que nous analyserons les différents points d’attention pour vous préparer à la mise en conformité de votre entreprise à ce Réglement lors de son entrée en vigueur en mai 2018.

Contactez-nous pour plus d’informations


Ce qu’il faut retenir sur la GDPR

  • À partir du 25 mai 2018, la nouvelle réglementation devient obligatoire. Il faut donc être en règle. Des sanctions allant jusqu’à 20 000 000€ ou 4% du chiffre d’affaire peuvent être infligées
  • Une seule réglementation pour tous les états membres de l’Union Européenne
  • La GDPR s’applique aussi pour les entreprises établies en dehors de l’Union Européenne qui traitent les données personnelles de résidents européens.
  • La protection des données personnelles et la transparence sur l’usage seront améliorées
  • Les individus auront davantage de contrôle sur leurs données personnelles

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  2. Bien encaisser les paiements en ligne et bien livrer
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Règlementation facturation électronique en Belgique

Cet article fait partie du dossier “Le point sur la facturation électronique en Belgique”

La réglementation sur la facturation électronique a changé en Belgique. Quel est le cadre légal actuel ? Quelles sont les conditions à respecter ?

Dossier règlementation facture électroniqueCadre légal de la facture électronique en Belgique

La Commission Européenne mène depuis plus d’une décennie une politique active de promotion de la facturation électronique.

3 directives européennes ont ainsi été prises (2001/115/CE et 2006/112/CE, 2010/45/CE) afin que les Etats Membres adaptent leurs législations pour que les factures électroniques soient reconnues et que le régime général soit applicable à toute facture, quelle que soit sa forme.

De plus l’Union Européenne a poussé à une harmonisation de la réglementation relative à la TVA afin de supprimer les discriminations administratives qui apparaissent encore sur le terrain entre la facture papier et la facture dématérialisée.

Nouvelles règles depuis le 1 janvier 2013

En Belgique, la loi du 28 janvier 2004, puis celle du 17 décembre 2012, et son arrêté royal du 19 décembre 2012, fixent le cadre juridique.

2 circulaires de l’administration de la TVA (Circulaire AAF n° 2/2013 dd 23/01/2013 et AGFisc N° 14/2014 dd. 04.04.2014) ont précisé respectivement les modalités de conservation, et les règles de prise en considération des factures électroniques par les fonctionnaires de l’Administration fiscales (impôts sur les revenus et TVA).

Cet assouplissement de la réglementation souhaitée par la Commission Européenne, se base sur le principe d’équivalence entre une facture et une facture électronique. Elle devrait inciter plus d’entreprises à opter pour la facturation électronique, qui, a long terme, s’imposera vraisemblablement tant elle présente des avantages sur le plan pratique, économique, et environnemental.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique doit être émise et reçue sous une forme électronique, quelle que soit cette forme. Une facture rédigée sous un format électronique Word, puis imprimée, n’est pas considérée comme un facture électronique.

Sont donc considérées comme factures électroniques, les factures sous un format électronique (messages structurés de type XML, FINVOICE, DOC, PDF,…) qui sont émises et reçues sous une forme électronique, telle que, notamment:

  • un email avec pièce jointe,
  • un fax non reçu sur papier,
  • le téléchargement sur un portail web.

Quelles sont dorénavant les conditions à satisfaire pour qu’une facture électronique soit reconnue?

5 conditions doivent être réunies :

  1. Il faut l’accord préalable du preneur, avant l’envoi de la première facture électronique (obligation appliquée au niveau de l’ensemble de l’Union Européenne).
  2. Il faut pouvoir garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu (ce qui n’est pas une obligation explicite pour la facture papier): d’une part, il faut être certain que la facture reçue par l’acheteur provient réellement du fournisseur (authenticité de l’origine), et, d’autre part, il faut que l’acheteur et le fournisseur soient assurés que la facture originale n’a pas été modifiée (pour plus d’informations, voir plus loin le paragraphe à ce propos).
  3. Bien entendu, les mentions obligatoires dans une facture papier doivent figurer également si la facture devient électronique. Si certaines de ces mentions (telles que le détail des prestations) ne figurent pas dans la facture, qui se contente par exemple de faire référence à un devis, les annexes à cette facture (ex : devis, contrat,..) en font partie intégrante ;
  4. Toute facture doit être “délivrée”. Le fournisseur peut l’envoyer électroniquement, mais peut également la mettre à disposition sur une plateforme en ligne, à condition qu’il laisse un temps raisonnable pour la télécharger (que l’Administration estime à minimum 2 mois) et que la facture soit effectivement délivrée au terme de ce délai si elle n’a pas été téléchargée (cette obligation ne s’applique qu’en BtoB).
  5. La facture doit être lisible: Les données de la facture doivent être clairement lisibles, sur papier ou sur écran, sans nécessiter une étude ou interprétation excessive.
    • Il est nécessaire de coupler à l’envoi des messages structurés (ex: format EDI, XML) une version .PDF reprenant l’ensemble des champs d’information, ou de fournir au destinataire un convertisseur lui permettre de pouvoir aisément consulter sur écran ou d’imprimer un document (et de permettre cette consultation par les autorités fiscales).

Des règles doivent par ailleurs être respectées au niveau de l’archivage de factures électroniques.

Pourquoi faut-il un accord préalable avant de passer à la facturation électronique?

La directive européenne en la matière a fixé pour principe le libre choix : une partie ne peut obliger l’autre partie à dématérialiser le flux de facturation. En effet, un grand émetteur de factures a souvent tout intérêt sur le plan économique et pratique à facturer électroniquement. Il est donc plutôt enclin à faire le pas vers la dématérialisation.

Comment l’accord doit-il être établi ?

  • en BtoB: avant toute émission d’une facture électronique, le fournisseur doit notifier à son client qu’il lui adressera des factures sous format électronique, en lui laissant toutefois la possibilité d’opter pour le format papier s’il le demande explicitement. En l’absence de réaction du client, l’accord pourra être considéré comme tacite.
  • En BtoC: le fournisseur doit veiller en plus à indiquer très clairement au consommateur la possibilité de refuser à tout moment ce passage, de manière simple et sans frais à sa charge.

Que signifie les termes “authenticité et intégrité” pour une facture électronique ?

  • Authenticité:

    • L’identité de la personne qui émet la facture ou du fournisseur de biens / prestataire de service doit être garantie. Cette obligation incombe aussi bien à l’assujetti qui émet la facture qu’à celui qui la reçoit.
      • Le fournisseur de biens / services doit être en mesure de démontrer qu’il est à l’origine de la facture, à savoir qu’il l’a lui-même émise ou que la facture a été émise par un tiers ou par le client (auto-facturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur.
      • Le client doit pouvoir garantir que la facture reçue provient bien du fournisseur de biens / services (ou de celui qui a délivré la facture).
  • Intégrité:
    • le contenu de la facture ne peut pas avoir subi des modifications. Cette obligation incombe à nouveau tant au fournisseur/prestataire de services qu’au cocontractant. L’émetteur de la facture et le client peut choisir indépendamment de la manière dont ils vont se conformer à cette obligation, ou ils peuvent convenir ensemble de s’y conformer, par exemple par le biais d’une technologie spécifique comme l’EDI, afin d’assurer que le contenu reste inchangé.

Comment garantir l’authenticité et l’intégrité d’une facture émise ?

En pratique, depuis le 1/1/2013, pour garantir ces 2 critères, il faut:

  • soit mettre en place un contrôle de gestion (processus créés, suivis et actualisés par les personnes chargées de fournir une assurance raisonnable en matière de déclaration financière, comptable et réglementaire et de veiller au respect des obligations juridiques) en mesure d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et la prestation concernée.
    Par exemple: être en mesure de montrer un lien entre les commandes, la livraison, la facturation et le paiement.

    • Côté émetteur: procédure de mise en relation entre la facture et le bon de commande, les documents d’envoi et l’extrait de compte de réception du paiement.
    • Côté destinataire : procédure de mise en relation entre la facture et le bon de commande émis, le bon de livraison, et l’extrait de compte de débit.
  • soit utiliser des technologies spécifiques apportant ces garanties: une signature électronique avancée, l’EDI,…
Cet article fait partie du dossier “Le point sur la facturation électronique en Belgique”

Comment archiver électroniquement des factures

Cet article fait partie du dossier “Le point sur la facturation électronique en Belgique”

L’archivage de factures électroniques

Comment conserver valablement des factures de manière électronique ?

Dossier règlementation facture électronique

Depuis 2013, aucun procédé ni aucune norme technique précise ne doit être respecté en particulier. Toute facture, qu’elle soit émise sous forme électronique ou papier, peut, dans le cadre de sa conservation, passer d’un format à l’autre, pour autant que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu de la facture et sa lisibilité soient assurées (§ 6 de l’article 60 §6 du code de la TVA). Bien entendu, une facture au format Word n’est évidemment pas à même de respecter de telles conditions.

4 conditions pour archiver des factures électroniques

Pour l’Administration belge de la TVA, 4 conditions doivent être rencontrées :

  1. Les fichiers informatiques doivent être stockés pendant une période minimale de 7 ans à dater du 1er janvier qui suit la date de facture (15 ans pour les factures relatives à des investissements immeubles neufs et pour les tableaux de biens d’amortissement). La législation en matière de TVA exige en outre la conservation de toutes les pièces susceptibles de permettre la détermination des activités imposables : bons de commande, contrats, documents de transport, … A noter que cette responsabilité incombe directement à l’émetteur qui doit répondre de toute irrégularité, même s’il a autorisé le cocontractant à pratiquer l’autofacturation (en Belgique, chaque facture doit faire l’objet d’une procédure d’acceptation par l’assujetti) ou a fait appel à un sous-traitant. Cette durée fait référence aux obligations fiscales. Bien entendu, il est hautement recommandé de conserver ces documents sur une période plus longue, au moins équivalente au délai de prescription ;
  2. Les garanties d’authenticité de l’origine de la facture et d’intégralité du contenu doivent être maintenues pendant cette durée pour que la facture puisse bien être considérée comme un original. Si la facture électronique a été signée électroniquement, les données électroniques qui permettent de s’assurer du maintien de ces garanties doivent également être archivées dans leur état jusqu’au terme de la durée légale de conservation. Imprimer ces données est inutile;
  3. Rappelons l’obligation de lisibilité. Cette obligation n’est pas forcément aisée à respecter compte tenu de l’obsolescence rapide des solutions informatiques ;
  4. La conservation en dehors de l’UE n’est pas autorisée. Les fichiers peuvent par contre être conservés dans un autre Etat membre que la Belgique, à condition que :
    • un accès en ligne des données soit possible à partir de la Belgique ;
    • l’administration en ait été préalablement informée.

Si ces 4 conditions ne sont pas respectées, l’archivage électronique peut être considéré par l’Administration de la TVA comme non valide. Il n’y a pas de « dématérialisation fiscale » effective.

Précisons toutefois que même si ces conditions ne sont pas respectées, en droit commercial ou civil, une facture peut très bien être considérée par le juge comme un document recevable (comme mode de preuve, pour affirmer par exemple l’existence d’une créance ou pour obtenir un crédit). Cependant, le respect de ces conditions renforce bien entendu la recevabilité des documents.

Un archivage mixte est-il possible ?

Oui. L’entreprise d’ailleurs devra vraisemblablement prévoir le cas de figure où elle émettra 2 types d’archives de factures sortantes: des factures électroniques ainsi que des factures papier adressées à des clients n’ayant pas consenti à recevoir des factures électroniques. Il en est de même pour les factures entrantes.

Bien entendu, une même facture ne doit être archivée que sous une seule forme, même si 2 formes d’archivage coexistent dans l’entreprise. 2 archivages complets ne peuvent donc être effectués en parallèle. Pratiquement, un journal différent sera établi pour la filière papier et pour la filière électronique.

Pour engendrer le maximum d’économie, il est préférable d’opter pour un archivage exclusivement sous forme numérique, tant des factures sortantes que des factures entrantes, en scannant les factures papier de façon conforme aux 4 conditions ci-dessus.

Le scannage des factures papier ne peut être effectué qu’après la procédure de traitement administrative (avec conservation des cachets et/ou annotations de contrôle interne).

A noter que l’administration de la TVA exige, à des fins de contrôle (comparaison entre l’original et l’image obtenue selon le procédé de scanning), que les factures papier originales, si elles existent, soient encore conservées durant un mois à partir de la date de scanning, avant destruction.

Par contre, l’archivage ne sera pas considéré comme “mixte” sur le plan fiscal, si l’entreprise, par facilité, scanne par un procédé standard (non conforme) ses factures entrantes : dans ce cas, le document numérique obtenu ne peut être utilisé à des fins d’archivage administratif. L’entreprise doit donc maintenir un archivage papier de l’original, qui est le seul document qui sera pris en considération au niveau de la réglementation TVA. Ce procédé n’est pas pour autant dénué de tout intérêt, puisque l’entreprise facilite ainsi le partage de l’information avec par exemple un approbateur distant ou un comptable externe. Mais la dématérialisation fiscale présente une valeur ajoutée nettement supérieure, en termes d’économie d’archivage et de traitement, puisque la forme électronique peut s’appliquer sur toute la chaîne.

Cet article fait partie du dossier “Le point sur la facturation électronique en Belgique”