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L’obligation d’introduire une déclaration de TVA est généralisée depuis ce 1e janvier 2009. Il faudra être prêt dès la prochaine déclaration trimestrielle qui doit être déposée avant le 20 avril. Bonne nouvelle : la carte d’identité électronique peut être aussi utilisée à cette fin

Le volume de documents administratifs ne diminue pas d’année en année, malgré quelques initiatives volontaristes pour renverser la tendance. Le traitement de ces documents sous une forme papier coûte cher, de par le nombre d’employés qui y sont mobilisés et de par les risques d’erreur d’encodage et de contentieux. Cela nécessite aussi du temps, donc retarde l’identification de montages frauduleux. En ce qui concerne les déclarations TVA, l’Etat fédéral avait ainsi déjà généralisé début des années 2000 les formulaires normalisés, étudiés pour être scannés à grande vitesse. Le Gouvernement a toutefois souhaité aller un pas plus loin, en matière d’économie et accessoirement d’administration en ligne : la dématérialisation de ce type de documents à moyen terme.

L’arrêté royal du 31 janvier 2007 représente ainsi l’arrêt de mort pour la traditionnelle déclaration « papier » à la TVA. Une disparition en 3 étapes : à dater du 1e juillet 2007, la déclaration électronique était obligatoire pour les assujettis dont le chiffre d’affaires HTVA excédait 50 m€ en 2005 (environ 2000 sociétés); le 1e février 2008, l’obligation était élargie à tous ceux qui devaient introduire une déclaration mensuelle (environ 20.000 sociétés). Enfin, depuis le 1e janvier 2009, l’obligation concerne aussi les assujettis déposant une déclaration trimestrielle, à partir de celle du 1er trimestre 2009 (à introduire avant le 20 avril). Ils devront introduire électroniquement non seulement cette déclaration et les suivantes, mais aussi, dès le 1e juillet 2009, le listing clients et le relevé intracommunautaire.

Les 2 premières étapes ont surtout préoccupé les professionnels du « chiffre », les comptables internes ou les bureaux externes, car elles ne ciblaient que les entreprises d’une certaine taille (moins de 10% des assujettis). Par contre, la 3e étape concerne la quasi-totalité des assujettis, y compris les indépendants à titre complémentaire ne bénéficiant pas du régime spécial de franchise, donc un grand nombre d’indépendants introduisant eux mêmes leurs déclarations trimestrielles.

Comment satisfaire à cette nouvelle obligation ?

Depuis déjà plusieurs années, l’administration fiscale propose une application informatique permettant d’introduire électroniquement les déclarations périodiques à la TVA : « Intervat ». Cette application a été élargie, de sorte qu’il est aussi possible de déposer par cette voie les relevés Intracommunautaires et les listings clients.

L’introduction des données peut s’effectuer de 2 manières :

  1. un encodage manuel
  2. un transfert de fichiers informatiques sous le format « XML ».

La signature manuscrite n’étant plus possible, l’authentification du déclarant doit s’effectuer au moyen d’une signature électronique. Il existe plusieurs types de signature électronique, caractérisés surtout par des degrés de fiabilité différents. Actuellement l’administration fiscale exige une signature électronique liée à un certificat numérique de « classe 3 », qui doit être installé sur l’ordinateur. Les certificats de classes inférieures, tels que ceux décernés sur de nombreux sites Internet, ne sont pas acceptés.

A ce jour, 3 sociétés en Belgique ont obtenu des autorités publiques les agréments pour décerner des certificats de ce type : Certipost, Isabel et Globalsign.

Pour obtenir ce certificat de classe 3, le dirigeant d’entreprise doit se rendre en personne à un guichet reconnu par ces sociétés, ou solliciter la visite d’un représentant agréé par elles. Ces certificats ont un coût, souvent sous la forme d’une redevance – licence annuelle, de l’ordre de quelques dizaines d’euros par an.

Pour l’instant, l’administration fiscale n’accepte pas, pour les déclarations TVA, que l’authentification du déclarant se fasse suivant un mot de passe et un « token » (un jeu aléatoire de codes), système pourtant très simple et gratuit qui a été très largement adopté pour les déclarations annuelles sur les revenus.

La carte d’identité électronique est maintenant aussi acceptée.

Par contre, il est maintenant possible d’éviter de devoir payer pour signer électroniquement une déclaration TVA, en employant le certificat lié à la nouvelle carte d’identité électronique dont dispose à présent presque tout citoyen. Il suffit alors de s’équiper d’un lecteur de cartes d’identité électronique et d’installer le logiciel « eID Quickinstall ». L’accès à l’application en ligne de dépôt de déclarations TVA se fait en introduisant la carte d’identité électronique dans le lecteur, puis en composant le code secret PIN lié à cette carte.

La puce de la carte d’identité électronique, qui restait jusqu’à présent encore peu utilisée par les citoyens, trouvera probablement de la sorte une première application d’administration électronique de grande ampleur, du moins dans la sphère professionnelle.

L’authentification par carte d’identité électronique présente toutefois le désavantage de limiter l’accès au dossier administratif en ligne (et donc à l’historique) au seul titulaire de la carte d’identité électronique. Le grand avantage des autres certificats est de pouvoir être lié à l’entreprise, et pas forcément à un seul individu. La société peut donc octroyer à plusieurs personnes le droit de consulter ce dossier, le certificat devant dans ce cas être stocké sur les ordinateurs des différentes personnes concernées. L’investissement dans des certificats commerciaux peut aussi se justifier eu égard au nombre d’autres démarches administratives qu’ils permettent d’authentifier en ligne (dépôts auprès de la BNB, déclarations sociales, déclarations de douane,…), sans oublier l’authentification et le cryptage des courriers électroniques sensibles et l’établissement de factures électroniques. Ces certificats électroniques sont aussi acceptés par de nombreuses applications comptables qui établissent automatiquement ces déclarations TVA et permettent maintenant d’envoyer celles-ci en ligne sous format .XML.

Que faire en cas de panne informatique?

En cas de force majeure empêchant le dépôt d’une déclaration par la voie électronique, par exemple un problème technique important, une déclaration papier peut être déposée à titre exceptionnel. Par contre une telle situation ne peut justifier un retard dans le dépôt de la déclaration.

Et si on est dépourvu d’accès à Internet ?

Si l’assujetti (ou le cas échéant, la personne mandatée pour déposer les déclarations) ne dispose pas d’un ordinateur et/ou d’une connexion Internet, il peut être dispensé de l’obligation de dépôt de ses déclarations périodiques par la voie électronique.
A cette fin il doit envoyer à l’office de contrôle de la TVA dont il dépend, au plus tard le 20 avril 2008, une déclaration sur l’honneur indiquant précisément les motifs pour lesquels il n’utilise pas le dépôt électronique. Cette déclaration précisera aussi qu’il s’engage à avertir l’administration de toute modification de cette situation.
A noter que les indépendants non tenus à des déclarations périodiques (ex : chiffre d’affaires de moins de 5.580 €/an ; ayant opté pour le régime de franchise) ne sont pas tenus d’introduire un ‘listing clients’ par voie électronique.

Des avantages concrets peuvent-ils être tirés de cette obligation ?

Si cette dématérialisation des documents présente un intérêt évident pour l’Administration et impose une charge supplémentaire à l’assujetti, du moins ponctuellement pour effectuer la migration vers la voie électronique, l’entrepreneur y trouvera néanmoins un avantage non négligeable : il disposera automatiquement d’une preuve officielle de dépôt de sa déclaration. Plus besoin dès lors de devoir recourir à des envois sous pli recommandé pour se réserver la preuve du respect des délais de dépôt. De plus, un certain nombre de contrôles automatiques sont effectués par l’application en ligne, ce qui limite le risque d’introduire une déclaration invalide, et donc un certain nombre d’allers-retours entre l’Administration et l’assujetti (sans parler des amendes…). Enfin l’assujetti pourra aussi avoir accès aisément en ligne aux déclarations précédentes, de même qu’aux « extraits de compte », ce qui peut épargner un temps précieux, voire représenter des économies en archivage.
Le passage à l’administration en ligne engendre donc pour l’assujetti un investissement limité, qui peut être en fin de compte facilement amorti.

Relevons toutefois que le passage à l’e-administration est encore loin d’être complet. En effet les annexes éventuelles à la déclaration périodique doivent encore être transmises sur support papier à l’office de contrôle de la T.V.A. de référence. En dehors des documents administratifs standard, les échanges avec l’Administration resteront encore un certain temps sous forme papier, notamment en ce qui concerne les procédures de contrôle.

Pour en savoir plus :

Rédaction : Damien JACOB, expert en E-commerce (janvier 2009)

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