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Dossier règlementation facture électronique

Le point sur la facturation électronique en Belgique

  • Quel est le cadre légal de la facturation électronique en Belgique ?
  • Quelles sont actuellement les conditions à satisfaire pour qu’une facture électronique soit reconnue?
  • Que signifie les termes « authenticité et intégrité »  pour une facture électronique ?
  • Comment conserver valablement des factures de manière électronique ?

RETIS répond à ces différentes questions pratiques sur la facturation électronique dans ce dossier en 3 parties :

  1. Réglementation sur la facturation électronique en Belgique
  2. Comment archiver électroniquement des factures
  3. Conseils pratiques pour archiver électroniquement des factures

Comme les chèques, les factures au format papier sont vouées à disparaître à terme

A l’instar des chèques bancaires, les factures sous format papier devraient disparaître au profit des factures électroniques. La disparition à terme des factures papier fait l’objet d’un large consensus. Cette évolution semble inéluctable, ne fût-ce que sur le plan financier:

  • le traitement des factures sous format papier est très cher. Des estimations de la C.E chiffrent le coût moyen d’une facture sortante de l’ordre de 8 à 10 euros et celui d’une facture entrante de l’ordre de 10 à 15 euros (coût important de l’opération de “rapprochement commande / facture”). Ces coûts peuvent au moins être divisés par 2 en cas de traitement de factures électroniques;
  • les contestations, très coûteuses à traiter (coût au moins 5 fois plus élevé que pour une facture non contestée), peuvent être fortement réduites et allégées si le processus est entièrement électronique;
  • la chaîne envoi–réception-paiement peut être sensiblement accélérée et fiabilisée si la facture est envoyée sous format électronique. Cela rend ainsi possible un recouvrement rapide et des économies significatives en trésorerie.

Des études au niveau européen estiment le gain financier d’un passage vers la facturation électronique à au moins 1% (voire 2%) du montant des achats, soit un impact non négligeable sur la compétitivité globale du tissu économique européen.

Outre ces avantages financiers, la facturation électronique devrait enregistrer un impact écologique significatif en terme d’impact CO2 (moins de transport de documents, par exemple entre une entreprise et sa fiduciaire, et consommation moindre de papier: estimation de 15000 tonnes/an en Belgique).

Dossier règlementation facture électroniqueCe dossier a été écrit par RETIS, et soumis pour relecture en 2017 à un fonctionnaire du SPF Finances spécialisé en matière de facturation électronique.

Un effort particulier a été déployé pour rendre le plus accessible possible la réglementation en vigueur en Belgique, en matière de facturation électronique.

Des cas particuliers n’ont pu être abordés et certaines nuances n’ont pas été apportées pour faciliter la compréhension. De plus, malgré l’attention apportée, des erreurs ne sont pas exclues. La lecture des documents sources, en particulier la circulaire susmentionnée, est vivement recommandée.

Pour la mise en oeuvre d’un projet de migration, nous ne pouvons que conseiller de faire appel, d’un côté à un expert-comptable, et de l’autre à un conseiller en matière de choix de solutions technologiques, tel que RETIS.

Rédaction: Damien JACOB (juin 2006 – dernière mise à jour: février 2017)

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