Outils collaboratifs en ligne, leur utilisation en entreprise (Partie 1)

Outils Collaboratifs en ligne partie 1 - RetisCes dernières années, le développement d’outils permettant aux utilisateurs de collaborer en ligne s’est accéléré. Cette recrudescence a en outre été favorisée par la digitalisation et l’évolution des technologies qui gravitent autour d’Internet. Fort heureusement pour les entreprises, les outils collaboratifs n’ont pas pour seule vocation de satisfaire les besoins des particuliers. Les professionnels peuvent, eux-aussi, profiter de fonctionnalités visant à faciliter quotidiennement leurs collaborations au travail.

Collaborer est un tout

Le fait de cerner tous les aspects inhérents à une collaboration est un facteur très important pour la bonne marche de celle-ci. Pour cela, il est bon de ne pas s’arrêter à la simple définition du verbe « collaborer ». Car, bien que ce dernier signifie « travailler ensemble pour un but commun ou partagé », sa définition passe sous-silence les quatre éléments principaux abordés durant un processus collaboratif :

  • La communication
  • La coordination
  • Le partage
  • La coproduction

Bien entendu, le degré d’importance de chacun de ces quatre éléments varie d’une collaboration à l’autre. Cependant, aucun ne doit être négligé sous-peine de mal évaluer les  besoins et donc de mal choisir l’outil collaboratif à utiliser.

Coopérer n’est pas collaborer

Même si la frontière entre collaboration et coopération est mince, il ne faut pas pour autant l’oublier, sans quoi l’utilisation des outils collaboratifs ne seraient pas optimales:

  • « Coopérer » :
    Travailler en équipes spécialisées et fragmenter la tâche en sous-tâches attribuées à chaque équipe. La tâche ne sera considérée comme achevée que quand tous les intervenants auront réalisé leur part du travail
  • « Collaborer » :
    Travailler pour un but commun et réaliser la tâche ensemble. La mentalité de l’entreprise doit être « Si l’équipe gagne, je gagne », l’analyse de la performance porte ainsi sur le groupe et non plus sur l’individu

Lorsqu’une entreprise fait le choix d’intégrer un outil collaboratif, tout le monde doit jouer le jeu afin que les bénéfices liés à son utilisation soient rapidement perçus. Cela passe par le respect des 4 quatre éléments principaux évoqués plus haut : communication, coordination, partage et coproduction.

Exemples d’actions réalisées par les utilisateurs: participation active à la réalisation d’une tâche, échange et partage d’informations, interactions avec les autres utilisateurs, utilisation de l’outil…

Un outil pour collaborer

Après avoir compris en quoi consiste réellement le fait de collaborer, c’est tout naturellement que l’outil collaboratif en ligne se définit de la manière suivante :

« Un outil dont le principal objectif est de permettre à une équipe d’optimiser ou simplement d’améliorer un ou plusieurs aspects collaboratifs de son activité, que celle-ci soit totalement internalisée ou qu’elle implique des acteurs extérieurs, grâce à des fonctionnalités pensées pour la collaboration et ce, dans le but de travailler ensemble vers un but commun tout en exploitant les avantages offerts par Internet. »

Quelques exemples d’outils pour collaborer en ligne: Trello, Google Docs, Asana, Slack, OneDrive, Google Drive…

Une nouvelle façon de collaborer

Depuis des années, des entreprises ou des équipes collaborent avec ou sans outils, impliquant ou non des intervenants extérieurs, et profitant ainsi des avantages de cette pratique: gain de temps et/ou d’argent, rapidité d’exécution, meilleure productivité, cohésion d’équipe…

Aujourd’hui, c’est donc tout naturellement que les outils collaboratifs en ligne trouvent leur place dans cet écosystème professionnel. D’ores et déjà utilisés par ceux qui collaborent au quotidien, ces nouveaux outils offrent bon nombre d’avantage : mobilité, synchronisation des données entre tous les utilisateurs, suppression de l’éloignement géographique, partage de l’information plus rapide…

Bien loin de n’être qu’un simple phénomène de mode, les outils collaboratifs en ligne séduisent de plus en plus d’entreprises. En réalité, celles-ci font simplement le choix de moderniser leur manière de collaborer tout en se facilitant la vie grâce à ces nouvelles solutions.

La sécurité des outils collaboratifs

Lorsque l’on fait le choix de travailler avec un nouvel outil et donc d’y injecter quantité de données sensibles, il est tout à fait légitime de se demander si celles-ci y seront en sécurité.

Ce qu’il est important de souligner, c’est que le fait d’enregistrer des données dans un outil disponible en ligne ne les rend pas pas pour autant accessibles publiquement. En effet, grâce aux paramètres des outils collaboratifs, il est possible de contrôler l’accès aux donnés ainsi que le niveau d’interaction possible avec celles-ci. Par exemple : lecture seule, lecture et édition…

Même si un piratage est toujours possible, celui-ci trouve très souvent sa source du côté de l’utilisation et non de la solution. Une collaboration en ligne doit donc se faire dans le respect de règles de sécurité élémentaires: complexité du mot de passe, bonne configuration de l’outil, confidentialité…

D’un autre côté, utiliser un outil collaboratif en ligne apporte des solutions à des problèmes majeurs auxquels l’entreprise peut être confrontée. Par exemple: la sauvegarde des données dans un espace de stockage indépendant des machines des utilisateurs, un seul lieu de stockage commun à tous les utilisateurs, la baisse du risque d’erreur de destinataire(s) lors de l’envoi d’un document…