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Introduction

Dans la première partie de l’article sur le même sujet, nous avons présenté de manière globale des outils de collaboration en ligne.

Chaque outil de collaboration offre ses propres fonctionnalités qui peuvent répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. La bibliothèque qui les regroupe ne cesse de s’agrandir, car ces outils évoluent constamment, et de nouveaux sont ajoutés très régulièrement.

Pour trouver plus facilement une solution qui réponde à vos besoins, nous traiterons d’abord les différentes catégories d’outils identifiables de cette bibliothèque, ainsi que leurs fonctionnalités. Ensuite, nous essaierons d’identifier les principaux points d’attention sur lesquels nous devons être vigilants et qui, s’ils sont correctement traités, contribueront au succès d’un projet de collaboration en ligne sur un ou plusieurs de ces outils.

Les catégories d’outils collaboratifs en ligne

Ces dernières années, le marché des outils numériques de la collaboration en ligne est en plein essor. En plus du fait que de nombreux fournisseurs de solutions, étant maintenant de renommée internationale , n’étaient pas ou peu connus, nous avons également vu d’autres acteurs majeurs déjà existants choisir de rejoindre le mouvement.

Par exemple, face au succès de la plate-forme Slack, le géant de l’informatique Microsoft a développé sa propre solution Microsoft Teams, se positionnant comme un concurrent majeur sur ce segment de marché. Sur la base de leurs principaux attributs, nous pouvons construire 4 outils principaux répondant à des fonctions spécifiques: Communication, Coordination, Partage et Coproduction.

Des outils pour Communiquer

Une bonne communication est un élément clé du processus de coopération. Il vous aide à atteindre vos objectifs quelle que soit la taille de votre entreprise. Outre les e-mails et les appels téléphoniques, les outils offrent de nouvelles possibilités de communication en ligne rapide et facile.

Slack, avec ses alternatives, donne aux utilisateurs la possibilité de créer différents canaux de chat texte et audio sur la même plate-forme. L’objectif principal de chacun de ces canaux est de servir de forum de discussion pour un groupe d’utilisateurs sur un sujet ou une tâche spécifique. De cette façon, tous les groupes de travail coopèrent et communiquent dans l’espace qui leur est destiné, sans interférer avec les autres et sans utiliser systématiquement les emails.

Bien sûr, il existe des tonnes d’autres outils de communication en ligne tels que: Appear.in, Hangout, les réseaux sociaux d’entreprises…

Des outils pour Coordonner

Le travail collaboratif implique la coordination des tâches, des collaborateurs et de leurs actions. À cet égard, nous nous concentrerons davantage sur la gestion de projet et les outils de collaboration connexes. Dans cette veine d’outils, nous constatons que Trello et Asana offrent à leurs utilisateurs la possibilité de les organiser et de les gérer. Le projet est concentré en un seul endroit. Bien que chaque outil ait ses particularités, ces deux outils (configurables pour améliorer l’efficacité de l’équipe et gagner du temps) ont des fonctions communes: gestion d’équipe, liste des tâches à réaliser, dialogue …

Dans d’autres cas, les entreprises partenaires peuvent également avoir besoin de convenir d’une date de réunion. Ils peuvent utiliser des outils comme Doodle, afin de pouvoir facilement définir la date et l’heure de l’événement de manière simple en fonction de la disponibilité de chacun.

Des outils pour Stocker et Partager

Le stockage et le partage de fichiers sont des aspects qui peuvent également être résolus en collaboration. En effet, que ce soit après la réalisation d’une tâche ou après la recherche d’informations, un document est inévitablement généré, et le document doit être accessible ou transmis à tous les salariés de l’entreprise.

Bien que des outils tels que WeTransfer se concentrent principalement sur le partage de fichiers via une URL unique, d’autre part, d’autres outils assurent le stockage centralisé et à long terme des fichiers, tout en garantissant l’accessibilité des fichiers. Par exemple, nous pouvons nous référer à Google Drive, OneDrive et Dropbox, à partir desquels nous pouvons bénéficier de volumes de stockage définis et créer différents répertoires avec des autorisations d’accès personnalisables pour organiser les documents à l’intérieur.

Étant donné que certaines étapes intermédiaires sont supprimées, telles que l’envoi d’e-mails, l’utilisation de clés USB, etc., ces outils simplifient souvent le travail des employés en facilitant l’acquisition et la transmission de fichiers. Cela permet ainsi à l’ensemble de l’entreprise de continuer à travailler de manière synchronisée.

Des outils pour Coproduire

Enfin, il n’est pas question de coopération sans les outils permettant aux membres de l’équipe de créer ensemble des documents. Dans ce cas, Google Docs et Office Online répondent parfaitement à cette demande. Une fois qu’un collaborateur a créé un fichier de travail, ce dernier peut à tout moment spécifier quels utilisateurs peuvent y accéder, ainsi que le niveau d’interaction avec le fichier. Pendant la phase de production, différents participants qui peuvent voir qui travaille, travaillent en temps réel sur la même version du document sans interférer avec sa construction ou son enregistrement.

Préparer la collaboration en ligne

Lorsque nous décidons de collaborer en ligne, cela signifie souvent, en plus de modifier certains processus organisationnels de l’entreprise, l’utilisation de nouveaux outils que nous n’avons jamais utilisés auparavant.

Pour favoriser le succès futur d’une telle collaboration et obtenir des résultats rapidement, il y a 5 étapes principales à suivre:

  1. Découvrez les outils disponibles qui répondent potentiellement à nos besoins
  2. Découvrez et testez quelques-uns d’entre eux pour vous faire votre propre opinion et créez une courte liste
  3. Choisissez un outil qui se démarque, est agréable à utiliser et qui vous convient
  4. Configurez soigneusement l’outil sélectionné
  5. Utilisez notre nouvel outil tous les jours pour devenir un réflexe naturel à long terme

D’autres points d’attention

Bien sûr, ce n’est pas tout. Avant de commencer à utiliser des outils de collaboration en ligne, vous devez vous poser des questions importantes. Par exemple :

  • Comment fonctionne réellement notre entreprise et de quoi a-t-elle besoin?
  • Sommes-nous prêts à coopérer en ligne?
  • Que devons-nous surveiller pour la collaboration en ligne?
  • Quels aspects organisationnels sont affectés par cette collaboration en ligne et comment cela fonctionne-t-il?
  • Comment bien travailler avec ces nouveaux outils?

Pour aider les entreprises à adopter des méthodes de travail grâce aux capacités numériques, il existe des sessions de formation qui permettent une meilleure compréhension du sujet des outils de collaboration en ligne.

Elles sont organisés au sein d’organisations telles que, par exemple, Technocité ou la House of Training à Luxembourg et sont dispensées par les formateurs de Retis.

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