A partir du 1/1/2026, les factures papier de même que les simples .pdf ne seront plus acceptées en Belgique pour les opérations BtoB. La réglementation implique pour les e-commerçants de s’assurer que la plateforme d’e-commerce puisse émettre des factures électroniques structurées UBL et puisse se connecter au réseau Peppol, tant pour envoyer que recevoir des factures, ou bien qu’il y ait une passerelle avec un ERP / logiciel comptable approprié.
Le cabinet-conseil Retis, spécialisé en transformation numérique, décortique cette réglementation, et apporte des conseils spécialement pour les e-commerçants belges qui réalisent des ventes en ligne, même accessoirement, vers des professionnels
Qui est concerné par l’obligation de facturation électronique ?
Cette obligation concerne les opérations BtoB et BtoG (Business to Government). Dès lors, toutes les entreprises belges qui ont au moins un client professionnel ou un client du secteur public devront respecter cette obligation dès le 1/1/2026.
Exception (pour les factures sortantes):
- les indépendants non soumis à la TVA (comme beaucoup de professionnels de la santé n’exerçant pas en société).
- les entreprises vendant exclusivement à des particuliers
- (provisoirement) les entreprises vendant qu’à des professionnels dans d’autres Etats Membres (l’obligation est toutefois amenée à se généraliser en Europe au plus tard en 2030)
- Les micro-entreprises (CA < 25 000 €), avec un faible nombre de factures, peuvent éventuellement être exemptées de l’obligation.
Pour les factures entrantes ?
Par contre, toutes les entreprises belges (donc y compris celles reprises dans les 4 catégories ci-dessus) doivent être en mesure dès 2026 de réceptionner des factures électroniques structurées entrantes (achats en BtoB), puisque ce seront les seules admises.
Les e-commerçants sont-ils concernés par la facturation électronique ?
La plupart ! En effet, peu de vendeurs en ligne ne vendent qu’à des consommateurs. Souvent ils acceptent des ventes à des entreprises et à des organismes publics, de sorte qu’ils devront satisfaire à cette réglementation, même pour une seule facture !
Qu’est ce qu’une facture électronique structurée ?
Depuis quelques années, les échanges, par e-mail ou sur des plateformes en lignes, de factures dématérialisées en format .pdf se sont multipliés. Il s’agit soit de factures papiers qui ont été scannées, soit de factures directement générées (« imprimées ») en format .pdf à partir d’un logiciel comptable.
De telles factures électroniques dites simples, de même que les factures papier, ne seront plus acceptées par le SPF Finances à partir du 1/1/2026.
Seules les factures électroniques UBL (Universal Business Language) resteront acceptées. Il s’agit en fait d’une combinaison d’un .pdf avec un fichier XML (eXtensible Markup Language) qui structure, sous forme de balises, les données contenues dans la facture, afin d’aisément pouvoir les récupérer par le logiciel comptable de la société réceptrice de la facture.
Qu’est ce que le réseau Peppol ?
A partir du 1/1/2026, il n’y aura plus en Belgique d’envois entre professionnels de factures, par la poste ou par e-mail. Ni non plus besoin de déposer ou de télécharger des factures sur des plateformes en ligne propriétaires.
Tous les échanges de factures passeront par un réseau unique, Peppol, sorte de hub international de dispatching de documents comptables et commerciaux structurés. En effet, ce réseau est également en mesure de permettre l’échange de devis, bons de commandes, bons de livraison, etc.
Peppol est l’acronyme de « Pan-European Public Procurement On-Line ».
Pour pouvoir envoyer et recevoir des factures (belges ou internationales), il sera donc nécessaire de disposer d’un logiciel comptable permettant de se connecter à ce réseau numérique (soit directement, soit indirectement via un prestataire de points d’accès), et d’exploiter ses fonctionnalités d’adressage pour l’envoi des documents.
Quels sont les logiciels comptables valables ?
Le SPF Finances publie une liste de logiciels certifiés. Il est recommandé de se rapprocher de son expert-comptable avant de faire son choix, afin de s’assurer d’un traitement le plus efficace possible, minimalisant le temps.
L’inscription à Peppol vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées. Il est donc important d’être en mesure de les traiter valablement avant d’inscrire son entreprise. la liste des entreprises qui sont disposées à recevoir ce type de facture est disponible sur cet annuaire (Pepool Directory)
L’époque de la conception de factures sur des logiciels bureautiques tels qu’Excel ou Word va donc être révolue.
Seules les entreprises qui n’ont que très occasionnellement besoin d’envoyer des factures à des professionnels ou à des pouvoirs publics peuvent continuer à utiliser ces solutions: ils peuvent en effet se contenter de juste prendre le service de réception de factures UBL sur Peppol + un service de conversion électronique Excel => UBL. Il s’agit toutefois d’un bricolage temporaire, qui ne permet pas de tirer profit du gain en temps que peut apporter le 100% électronique.
Conseil de Retis pour les e-shops accessoirement en BtoB
Pour les e-commerçants qui ne vendent que très occasionnellement en BtoB, le cabinet-conseil Retis suggère en 2026 d’exporter de la plateforme e-commerce ces quelques factures BtoB en format Excel ou .csv, et de passer provisoirement via un prestataire comme Doccle qui assure cette transformation au format UBL.
Quelle est la période de transition ?
La période de transition a en fait déjà commencé ! En 2025, il est possible d’échanger tant des factures en format papier, des factures en format .pdf simple, et des factures électroniques structurées.
La seule exception est, depuis le 1 mars 2024, pour les ventes à des organismes publics supérieures à 3000 €, où le passage par Mercurius est obligatoire pour les fournisseurs qui ne disposent pas encore d’un logiciel compatible.
Par contre, dès le 1e janvier 2026, seules les factures électroniques structurées seront légalement conformes (à moins d’une décision de report de la part du gouvernement fédéral, mais cela n’est en tout cas pas prévu dans la déclaration gouvernementale).
Et seuls les échanges via Peppol seront valides.
Il restera juste une période de transition pour les échanges intra-communautaires, qui variera en fonction de la date d’entrée en vigueur de cette réglementation dans les autres Etats membres (au plus tard en 2030).
Conseil de Retis pour les e-shops échangeant beaucoup en intra-communautaire
Pour les e-commerçants achetant / vendant de façon significative avec des professionnels installés dans d’autres Etats Membres où la facturation électronique n’est pas encore obligatoire, il restera probablement pertinent de maintenir jusqu’en 2029 un facturier d’entrée et un facturier de sortie spécifique à ces opérations, en archivant les pièces comptables de façon papier ou électronique (voir le dossier Retis « archivage électronique« ).
Encouragement fiscal
- La déduction fiscale complémentaire pour les investissements numériques est de 20% en 2025. Elle concerne notamment les solutions de facturation.
- De plus les coûts d’acquisition des logiciels compatibles et de connexion à Peppol, de formation du personnel et de conseil (tels que l’accompagnement fourni par Retis), ainsi que les coûts d’utilisation récurrents tels que les frais d’abonnement seront déductibles à 120% pour les PME et indépendants en 2025, 2026, et 2027. Il est toutefois exigé que le supplément de prix d’abonnement en raison de l’e-facturation soit mentionné séparément sur la facture.
Il existe également des aides à la consultance à la transformation numérique (en Wallonie, le chèque maturité numérique, à Bruxelles, la prime à la digitalisation)
Mais aussi sanctions fiscales en cas de non respect de l’obligation.
Le destinataire de la facture ne pourra pas récupérer la TVA qu’il paie sur les factures papiers ou en simple pdf ! En effet, la TVA n’est déductible que si la facture est « conforme » aux exigences légales, tant au niveau de la forme que du contenu.
Il est possible également qu’une amende soit perçue auprès de l’émetteur de la facture non structurée, en considérant qu’il n’en a pas émise.
Probablement qu’une tolérance sera appliquée sur le terrain au début 2026, mais il faudrait pas s’étonner d’un rapide tour de vis: l’obligation de passage à la facturation électronique vise clairement à rendre plus difficile les carrousels TVA et à mieux percevoir la taxe à la valeur ajoutée, ainsi que de pouvoir vérifier la conformité des déclarations à la réalité des opérations, en tendant vers la détection en temps réel d’irrégularités.
Mise à jour : l’Arrêté Royal du 8 juillet 2025 introduit une nouveau type d’amende, spécifiquement pour les assujettis qui ne disposeraient pas des moyens techniques nécessaires pour émettre et recevoir des factures électroniques structurées. L’amende peut s’élever jusqu’à :
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- 1 500 € pour une première infraction,
- 3 000 € pour une deuxième infraction,
- 5 000 € pour les infractions suivantes.
Que faire dès maintenant si vous vendez en ligne? Nos recommandations pratiques
- Consultez le portail https://efacture.belgium.be/ pour en savoir plus, ainsi que vos organisations professionnelles (ex: UCM, UNIZO, BECOM)
- Prenez contact avec votre expert-comptable
- Vérifiez si votre plateforme e-commerce est en mesure de générer des factures électroniques structurées. Ce n’est pour l’instant le cas que de très peu d’entre elles. la plateforme e-shop proposée par Odoo fait par exemple partie des solutions déjà opérationnelles disposant d’une connexion à Peppol. Si ce n’est pas le cas, nous ne pouvons que vous recommander dès à présent d’installer une passerelle (Gateway), telle que Flexina, récupérant les données de votre e-shop pour générer une facture UBL sur une solution comptable connectée à Peppol (si vous disposez d’un ERP connecté ou intégré à votre e-shop et avec un « Peppol Access Point » intégré, l’ERP gérera ces opérations). Ou, si le volume est très faible, passez via Doccle.
- Testez au 2e semestre 2025 cette passerelle (ou l’ERP, ou le logiciel comptable) en envoyant vos factures aux clients professionnels tant en format .pdf qu’en UBL via Peppol. Vous serez ainsi rassurés d’être prêts à 100% le 1/1/2026 !
Comment Retis peut vous aider
Retis peut vous accompagner concrètement, via des formations et des conseils pour votre activité en ligne.
Cet article fait partie d’un dossier consacré à la facturation électronique
